Checklist para organizar un espectáculo ecuestre

Organizar un espectáculo ecuestre exige coordinar a jinetes, caballos, jueces, voluntarios y público sin dejar cabos sueltos. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero fecha, programa e inscripciones; después instalaciones, material y personal; por último, bienestar equino y atención al público. Encontrarás desde las listas de salida y los dorsales hasta los boxes, el agua, el heno y la megafonía. Úsala para revisar cada área antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar las condiciones de participación
2 personas
Invitar a los participantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Elaborar las listas de salida
2 personas
Comprobar los datos de los participantes
2 personas
Hacer reservas
Confirmar acuerdos con proveedores
Programar voluntarios
2 personas
Asignar funciones a los voluntarios
2 personas
Publicar información para el público
Preparar señales de ruta
2 personas
Crear dorsales
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
Comprobar premios y cintas
2 personas
Revisar el plan de bienestar equino
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar los boxes de caballos
2 personas
Inspeccionar el recinto
3 personas
Despejar el recinto
3 personas
Nivelar el suelo de la competición
3 personas
Marcar la zona de llegada
2 personas
Marcar los aparcamientos
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar vallas para el público
4 personas
Montar el recorrido de salto
4 personas
Delimitar la pista de doma
3 personas
Montar la zona de establo y cuidado
3 personas
Preparar puntos de agua
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas

Evento

Registrar caballos
3 personas
Revisar documentos
2 personas
Guiar a los caballos a los boxes
3 personas
Abrir la taquilla
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Acompañar el calentamiento de caballos
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Guiar los ejercicios de doma
4 personas
Supervisar los saltos
4 personas
Anunciar el programa del descanso
Servir aperitivos y bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Reponer agua y heno
2 personas
Coordinar los cambios de caballos
3 personas
Guiar el espectáculo nocturno
5 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Guiar a los caballos de vuelta a los remolques
3 personas

Seguimiento

Cerrar catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Retirar las vallas para el público
4 personas
Desmontar el recorrido y el ring
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Recoger el material prestado
2 personas
Limpiar los materiales
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 180
Taburetes de barcant. 12
Mesa del jurado
Mesas altascant. 8
Conoscant. 30
Vallas para el públicocant. 40
Cinta de balizamientocant. 6

Material deportivo

Vallas de domacant. 20
Soportes plegablescant. 16
Vigas de saltocant. 24
Bebedero
Cavaletticant. 8
Letras de marcajecant. 8
Cinta métricacant. 2
Números de obstáculoscant. 16
Dorsalescant. 30
Cepillos roscant. 8
Redes para henocant. 20
Cuencos para comidacant. 20
Cuencos de aguacant. 20
Cubos de aguacant. 12
Carretillascant. 3
Horcascant. 4
Palascant. 3
Pacas de pajacant. 30
Alfombrillas de goma para establoscant. 20

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Baterías externascant. 4
Datáfonoscant. 2
Cajas registradorascant. 2
Monedero para cambiocant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Teléfonos móvilescant. 4
Baterías externascant. 4
Calculadorascant. 2

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Faroles recargablescant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de café reutilizablescant. 120
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 16
Papel de aluminiocant. 2

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Cintas de premiocant. 30
Vasos para premioscant. 12
Carteles del programacant. 4
Carteles direccionalescant. 12
Mantelescant. 12

Catering

Compras

Limpieza

Escobascant. 4
Latascant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Papelelerascant. 12
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12
Escobas de manocant. 4

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Chalecos reflectantescant. 12
Linternascant. 8
Mantas de emergenciacant. 6
Material de vendajecant. 4

Artículos de papel

Programascant. 220
Formularios de inscripcióncant. 50
Hojas de evaluación del juradocant. 100
Tarjetas de nombrecant. 60
Bolígrafoscant. 40
Rotuladorescant. 20
Portapapelescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Etiquetas resistentes a la intemperiecant. 100

Cuidado de caballos

Cabestroscant. 24
Cuerdas de líneacant. 24
Bolsas para excrementoscant. 500
Carretillas de estiércolcant. 3
Horcas de estiércolcant. 4
Mantas anti-sudorcant. 12
Bandas de fríocant. 8
Cubos para el cuidadocant. 8
Paños de limpiezacant. 12
Mascarillas anti-moscascant. 12
Vendaje para caballoscant. 4
Termómetroscant. 4
Cadenas para sementalescant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las condiciones de participación antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para recibir inscripciones, preferencias dietéticas y datos completos de participantes.
Confirma las reservas y los acuerdos con proveedores 2 semanas antes. Verifica por escrito horarios de entrega, montaje, catering y cualquier necesidad eléctrica para los micrófonos y altavoces.
Prepara las listas de salida, dorsales, tarjetas de nombre y folletos del programa cuando las inscripciones estén cerradas. Haz una revisión final de nombres, categorías y orden de participación 48 horas antes.
Revisa el recorrido y la pista con tiempo suficiente para colocar vallas, conos, cinta de balizamiento, letras, obstáculos y señales. Comprueba también que haya una zona claramente separada para el público y otra para los caballos.
Haz la comprobación de bienestar equino el día anterior: boxes, alfombrillas, heno, bebederos, cubos y utensilios de limpieza. Consulta el pronóstico 24 horas antes y ajusta carpas, horarios o zonas de espera si se espera lluvia o calor.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo ecuestre?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios jinetes y hay proveedores externos. Reserva las instalaciones y define el programa al principio; deja las listas de salida y el material impreso para las últimas 48 horas.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un espectáculo ecuestre?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para comprobar los datos, recoger preferencias dietéticas, preparar las listas de salida y crear los dorsales.
¿Qué hay que preparar para el bienestar de los caballos?: Comprueba como mínimo los boxes, las alfombrillas, el heno, los bebederos, los cuencos, los cubos y las herramientas de limpieza el día anterior. Prevé agua y zonas de espera suficientes durante toda la jornada, no solo para la llegada.
¿Cuándo hay que revisar el material y el pronóstico del tiempo?: Haz una revisión completa del material entre 24 y 48 horas antes, incluyendo vallas, obstáculos, conos, señalización, mesas y sonido. Consulta el pronóstico de nuevo la mañana del evento para decidir si necesitas reorganizar las zonas cubiertas o el montaje.

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