Organiser un spectacle en plein air sans rien oublier

Un spectacle en plein air demande une coordination précise entre le lieu, les artistes, la technique et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, le site et les autorisations, puis réserve rapidement le spectacle, la sonorisation et le catering. Les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations d’accès doivent être suivis jusqu’à la veille. Cette checklist de 73 tâches et 52 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, tout en préparant une solution réaliste en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver un spectacle
Réserver la technique
Réserver le catering
Définir le scénario météo
2 personnes
Déterminer la capacité du public
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations au public
Imprimer les billets d’entrée
Imprimer les programmes
Vérifier la décoration
2 personnes
Vérifier la liste technique
2 personnes
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Publier les informations sur l'itinéraire et le parking
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Barrer la zone du public
3 personnes
Délimiter la zone de scène
2 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Monter la tente
4 personnes
Monter la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer la caisse et l'accueil
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes

Événement

Assurer le contrôle des accès
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Guider le public vers les places assises
3 personnes
Annoncer le spectacle
Présenter le spectacle
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Garder la zone de pause propre
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Assurer la représentation du soir
8 personnes
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le dernier spectacle
Assurer la représentation finale
8 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Démonter le décor
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Démonter les chaises et les tables
4 personnes
Démonter la tente
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tables de bièreqté 8
Tentes de réceptionqté 3
Portantsqté 2

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphonesqté 3
Table de mixage
Boîtiers DIqté 2
Pieds d'enceinteqté 2
Pieds de microqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Talkies-walkiesqté 8
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Lampes de pocheqté 6
Porte-pilesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Toiles de fondqté 3
Tapis de scèneqté 2
Plantes décorativesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 220
Couverts réutilisablesqté 220
Louchesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 2
Serpillièresqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-rouleaux de serviettesqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant la date. Vérifie aussi les horaires autorisés pour le montage, le spectacle et le démontage.
Définis la capacité du public avant d’envoyer les invitations. Prévois un suivi des inscriptions jusqu’à 3 jours avant l’événement afin d’ajuster les chaises, les tables et le catering.
Prépare le scénario météo au plus tard 7 jours avant le spectacle, puis consulte les prévisions à J-2 et le matin même. Indique clairement au public ce qui change en cas de pluie.
Fais vérifier la liste technique sur place avant l’arrivée du matériel : alimentation électrique, rallonges, multiprises, câbles protégés, microphones et éclairage doivent être compatibles avec le site.
Planifie l’accueil avec des rôles précis pour les bénévoles : contrôle des billets, orientation vers les places, parking, programme et assistance. Organise un briefing de 30 minutes avant l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle en plein air ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, le spectacle, la technique, le catering et les invitations sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand faut-il réserver la technique d’un spectacle en plein air ?: Réserve la technique dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. La configuration électrique et la liste des microphones, enceintes et éclairages doivent être validées avant la livraison.
Quand faut-il décider du plan pluie ?: Définis une première solution au plus tard 7 jours avant l’événement. Communique la décision finale au public entre 24 et 48 heures avant le spectacle, puis vérifie les prévisions le matin même.
Quand faut-il arrêter les quantités de catering ?: Arrête une première estimation une semaine avant, puis confirme les quantités 2 à 3 jours avant selon les inscriptions. Recueille les besoins alimentaires avant cette confirmation pour éviter les repas manquants.

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