Checkliste für eine Freiluftaufführung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Ort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher und kläre sofort, welche Genehmigungen benötigt werden. Prüfe dabei auch Zufahrt, Stromanschlüsse, Parkmöglichkeiten und die maximale Zuschauerkapazität.
• Lege spätestens 3 Wochen vor der Aufführung ein Wetterszenario fest. Entscheide konkret, ab welcher Prognose Zelte, Schutz für Technik oder eine Verlegung nötig sind, und informiere das Team über die Entscheidungsfrist.
• Plane Sitzplätze, Einlass und Wege gemeinsam: Für 100 Gäste brauchst du nicht nur 100 Stühle, sondern auch ausreichend Platz für Fluchtwege, Technik, Garderobe und einen gut sichtbaren Zugang. Stelle Wegweiser und Parkinformationen vor Beginn auf.
• Reserviere Technik und Catering nicht erst kurz vor dem Termin. Prüfe die technische Liste am Vortag, teste Lautsprecher und Mikrofone vor Publikumseinlass und lege Getränke, Snacks sowie Geschirr so bereit, dass Nachschub ohne Bühnenbetrieb möglich ist.
• Schicke die Publikumsinformationen einige Tage vorher und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche in einer aktuellen Liste. Drucke Eintrittskarten und Programme mit Reserveexemplaren und weise Freiwillige spätestens 60 Minuten vor Einlass ein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Freiluftaufführung planen?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Reservierungen für Vorstellung, Technik und Catering sowie Genehmigungen können mehrere Wochen benötigen; Einladungen sollten etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Was braucht man bei einer Freiluftaufführung bei schlechtem Wetter?

Lege spätestens 3 Wochen vorher ein konkretes Wetterszenario fest. Plane Schutz für Publikum und Technik, eine mögliche Verlegung und eine klare Information an Gäste und Helfer ein; die endgültige Wetterprüfung erfolgt am Veranstaltungstag und am Vortag.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Freiluftaufführung?

Plane mindestens 3 bis 4 Stunden für Möbel, Zelte, Beleuchtung, Lautsprecher, Dekoration und Beschilderung ein. Der Techniktest sollte mindestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein, damit noch Zeit für Korrekturen bleibt.

Wie viele Getränke sollte man für eine Freiluftaufführung einplanen?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei 100 Gästen entspricht das zunächst 200 bis 300 Getränken; bei warmer Witterung solltest du zusätzlich Reserve und ausreichend Kühlmöglichkeiten einplanen.

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