Checklist para organizar un espectáculo al aire libre

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Empieza por la fecha, el recinto y los permisos: intenta dejar estos tres puntos cerrados con varias semanas de margen, porque condicionan la reserva de la función, la técnica y el catering.
• Calcula el aforo antes de pedir sillas, mesas y comida. Usa esa cifra también para decidir cuántos accesos, carteles direccionales, vasos reutilizables y voluntarios necesitas.
• Define por escrito el plan meteorológico y comunica qué ocurre si llueve, hace viento o baja la temperatura. Revisa el pronóstico de nuevo entre 24 y 48 horas antes y durante la inspección del lugar.
• Haz una comprobación técnica completa en el recinto, no solo una lista de material: prueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, iluminación, alargadores y canaletas antes de que llegue el público.
• Envía al público la ruta, el aparcamiento, la hora de apertura y cualquier indicación sobre entradas o programas con antelación. Imprime las entradas y los programas y revisa las entregas el mismo día del montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo al aire libre?

Empieza al menos 6 a 8 semanas antes para reservar la función, comprobar permisos, contratar la técnica y confirmar el catering. Deja los últimos 7 días para confirmar inscripciones, cantidades, voluntarios y previsión meteorológica.

¿Cuándo hay que revisar el tiempo para un espectáculo al aire libre?

Haz una primera revisión una semana antes y una comprobación definitiva entre 24 y 48 horas antes. Incluye también una revisión durante la inspección del lugar, porque el viento y la lluvia afectan directamente al escenario, las carpas y la técnica.

¿Cuánta comida y bebida necesito para el público?

Calcula las cantidades a partir del aforo confirmado y de la duración del espectáculo, y añade un margen del 10 al 15 % para cambios de última hora. Enfría las bebidas el mismo día y comprueba las preferencias dietéticas antes de cerrar el pedido.

¿Qué hay que comprobar el día del espectáculo?

Inspecciona el lugar, recibe las entregas y comprueba la lista técnica, la decoración, los carteles, las entradas y los programas antes de abrir el acceso. Reserva al menos 2 horas para el montaje y la prueba de sonido e iluminación.

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