Openluchtvoorstelling organiseren: checklist
Een openluchtvoorstelling vraagt meer voorbereiding dan alleen een voorstelling en een paar stoelen klaarzetten. Je regelt tegelijk de locatie, vergunningen, techniek, publieksstromen, catering en een plan voor regen of wind. Begin minstens 8 weken vooraf met datum, locatie, voorstelling en techniek; daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen en praktische informatie. In de laatste week controleer je hoeveel publiek en catering je werkelijk hebt, terwijl je op de dag zelf vooral leveringen, stroom, zichtlijnen en het weer bewaakt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
Voorstelling reserveren
Techniek reserveren
Catering reserveren
Weerscenario vastleggen
2 personen
Publiekscapaciteit bepalen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Publieksinformatie versturen
Toegangskaarten printen
Programma's printen
Decor controleren
2 personen
Technische lijst controleren
2 personen
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Route en parkeerinformatie plaatsen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersverwachting controleren
Locatie inspecteren
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Publieksgebied afzetten
3 personen
Podiumgebied markeren
2 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Tent opbouwen
4 personen
Decor opbouwen
3 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting opstellen
3 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Kassa en ontvangst inrichten
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Event
Toegangscontrole bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
3 personen
Voorstelling aankondigen
Voorstelling uitvoeren
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Publieksvragen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Pauzegebied schoonhouden
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Avondvoorstelling uitvoeren
8 personen
Verlichting bijstellen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Laatste voorstelling aankondigen
Slotvoorstelling uitvoeren
8 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Nazorg
Kassa afsluiten
2 personen
Decor afbreken
3 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Stoelen en tafels afbreken
4 personen
Tent afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Restvoorraad opbergen
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Partytentenaantal 3
- Garderoberekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Mengtafel
- DI-boxenaantal 2
- Speakerstatievenaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Walkietalkiesaantal 8
- Kassa'saantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Zaklampenaantal 6
- Batterijenhoudersaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Noodlampenaantal 4
Decoratie
- Achtergronddoekenaantal 3
- Podiumkledenaantal 2
- Decoratieve plantenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Programmastandaardsaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 220
- Herbruikbare wijnglazenaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 220
- Herbruikbaar bestekaantal 220
- Opscheplepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 8
- Koelelementenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsaantal 4
- Stofblikkenaantal 2
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekrolhoudersaantal 6
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg uiterlijk 8 weken vooraf vast wie de voorstelling, techniek en catering levert. Controleer meteen welke aansluitingen, microfoons, speakers en kabels de technische lijst vereist; ontbrekende kabelgoten of stekkerdozen vallen vaak pas bij de opbouw op.
- Maak uiterlijk 4 weken vooraf het weerscenario concreet. Bepaal waar partytenten, stoelen en apparatuur naartoe gaan bij regen, hoeveel tijd de verplaatsing kost en wie daarover beslist; controleer de weersverwachting opnieuw op de ochtend zelf.
- Sluit aanmeldingen 7 dagen voor de voorstelling en gebruik het aantal bezoekers voor stoelen, programmaboekjes, drinkglazen en catering. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je niet op de dag zelf nog porties hoeft te improviseren.
- Plan de technische opbouw minimaal 3 uur voor aanvang en test microfoons, mengtafel, actieve speakers, LED-spots en noodlampen met het volledige programma. Leg verlengkabels langs kabelgoten en houd looproutes vrij voor publiek en vrijwilligers.
- Inspecteer de locatie 2 uur voor aanvang op toegang, parkeerroute, verlichting en stabiliteit van stoelen, tafels en lichtstatieven. Wijs minstens één vrijwilliger aan voor publieksontvangst en één voor leveringen, garderobe en het melden van technische problemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een openluchtvoorstelling organiseren?
- Begin minimaal 8 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, voorstelling en techniek. Verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de voorstelling.
- Wanneer controleer ik het weer voor een openluchtvoorstelling?
- Leg het alternatieve weerscenario uiterlijk 4 weken vooraf vast. Controleer de verwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend van de voorstelling, zodat je tenten, bescherming en publieksinformatie tijdig kunt aanpassen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een openluchtvoorstelling?
- Reserveer minimaal 3 uur voor techniek, verlichting, stoelen, bewegwijzering en decor. Plan daarnaast 2 uur voor aanvang een locatie-inspectie; leveringen en technische tests mogen die controle niet verdringen.
- Wanneer bepaal ik de cateringhoeveelheden voor een openluchtvoorstelling?
- Maak een eerste schatting zodra de uitnodigingen uitgaan en bepaal de definitieve hoeveelheden 7 dagen vooraf, na de sluiting van de aanmeldingen. Controleer dieetwensen op datzelfde moment en koel dranken tijdig in.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!