Checklist pour organiser un spectacle d’anniversaire

Un spectacle d’anniversaire demande plus qu’une salle et un gâteau. Il faut coordonner le programme, les artistes, les invitations, le repas et toute la technique de scène. Cette checklist de 69 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au montage le jour J. Elle inclut aussi les détails souvent oubliés : autorisation de représentation, droits musicaux, besoins alimentaires, badges et test des micros.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier l’autorisation de représentation
Confirmer les artistes et les intervenants
2 personnes
Concevoir l’invitation
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Faire imprimer le programme
Réserver le catering
Planifier la répétition technique
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Imprimer le déroulé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Vérifier la liste des invités
Envoyer un rappel aux invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les pâtisseries et les amuse-bouches
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Suspendre le fond de scène
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les vestiaires
2 personnes
Refroidir le catering
2 personnes
Briefing avec le personnel
6 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Ouvrir les portes
2 personnes
Animer le spectacle
4 personnes
Effectuer les changements de scène
4 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Mettre en place le buffet de la pause
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Raccompagner les invités à la salle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie
4 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Ravitaillement du buffet d’accueil
3 personnes
Servir la réception
5 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant la réception
3 personnes
Présenter les mots de clôture
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Ranger le service traiteur
4 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Récupérer la décoration
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Remettre les chaises et les tables en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 6
Tables pliantesqté 4
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Poubellesqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Lecteur audio
Spots lumineuxqté 6
Lampes sur piedqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Ordinateur portable
Écran de présentation
Vidéoprojecteur
Écran de projecteur

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 100
Cuillères à caféqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 18
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 10
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Fond de scène
Bannière d’anniversaireqté 2
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Cadres photoqté 12
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Bougies chauffe-plat LEDqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louchesqté 8
Corbeilles à painqté 8
Pelles à gâteauqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Torchons de cuisineqté 8

Nettoyage

Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez aussi un créneau séparé pour la répétition technique et les balances.
Vérifiez les autorisations au moins 4 semaines avant le spectacle. Les droits musicaux et l’autorisation de représentation sont faciles à laisser de côté jusqu’au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les assiettes, verres et couverts adaptés au repas et au dessert.
Testez microphones, pieds de micro, haut-parleurs, table de mixage, projecteur et éclairage avant l’arrivée des invités. Gardez des rallonges, multiprises et du ruban gaffer accessibles en coulisses.
Le jour J, refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance, récupérez les pâtisseries et amuse-bouches, puis vérifiez la liste des invités, les badges et le déroulé imprimé avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un spectacle d’anniversaire ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant le spectacle afin de confirmer le catering, les besoins alimentaires et le nombre de sièges.
Combien de temps prévoir pour la répétition technique ?: Prévoyez au minimum 2 heures, et 3 heures si plusieurs artistes ou intervenants utilisent des microphones, de la musique ou un vidéoprojecteur. Faites la répétition avant l’arrivée des invités.
Quand vérifier les droits musicaux et l’autorisation de représentation ?: Commencez ces vérifications au moins 4 semaines avant l’événement. Gardez les confirmations avec le déroulé et les informations des artistes pour éviter un blocage dans les derniers jours.
Quand acheter et refroidir les boissons pour un spectacle d’anniversaire ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis mettez les boissons au frais au moins 6 heures avant le début. Contrôlez aussi les verres et les tables de buffet avant l’installation de la salle.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.