Checklist para organizar un espectáculo de aniversario
Un espectáculo de aniversario combina invitados, artistas, catering y una parte técnica que no puede dejarse para el último momento. Esta checklist reúne 69 tareas y 64 artículos para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta probar micrófonos, altavoces y focos. También contempla detalles que suelen olvidarse, como los permisos de representación, los derechos de música, las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento. Úsala para coordinar la preparación, el montaje y la recepción de los invitados sin improvisaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar el permiso de representación
Confirmar artistas y ponentes
2 personas
Diseñar la invitación
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de aparcamiento
Imprimir el programa
Reservar el catering
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Comprobar los derechos de música
Imprimir el plan de trabajo
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Comprobar la lista de invitados
Enviar recordatorio a los invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger pasteles y aperitivos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colgar el fondo
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Refrigerar el catering
2 personas
Ensayo con el personal
6 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Abrir las puertas
2 personas
Coordinar la presentación
4 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el bufé del descanso
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Acompañar a los invitados de vuelta a la sala
2 personas
Guiar la segunda parte
4 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Reponer el bufé de recepción
3 personas
Servir la recepción
5 personas
Reponer las bebidas durante la recepción
3 personas
Preparar el discurso de clausura
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Recoger el catering
4 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Volver a colocar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas bistrocant. 12
- Mesas de buffetcant. 6
- Mesas plegablescant. 4
- Percheroscant. 3
- Sillas del vestuariocant. 12
- Papeleracant. 8
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Reproductor de música
- Focoscant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Cinta gaffercant. 4
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Proyector
- Pantalla para proyector
Vajilla
- Platos de cenacant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Copas de champáncant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 18
- Pinzas de servircant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Jarras de aguacant. 10
- Termoscant. 6
- Cubiterascant. 4
Decoración
- Telón de fondo
- Banner de aniversariocant. 2
- Globoscant. 150
- Cinta para globoscant. 3
- Manteles runnerscant. 12
- Arreglos floralescant. 8
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Portavelascant. 20
- Velitas LEDcant. 20
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cucharonescant. 8
- Cestas de pancant. 8
- Cucharas para tartascant. 3
- Bandejas de servircant. 12
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
- Paños de cocinacant. 8
Limpieza
- Aspiradora
- Juego de fregonacant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y el lugar antes de enviar invitaciones. Comprueba con antelación el permiso de representación y los derechos de música, porque corregirlos en la última semana puede afectar al programa.
- Confirma artistas y ponentes y prepara un ensayo técnico específico. Prueba micrófonos, mesa de mezclas, altavoces, proyector, pantalla y focos en el mismo espacio donde se celebrará el espectáculo.
- Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar inscripciones y preferencias dietéticas. Como mínimo, manda un recordatorio unos días antes y comparte entonces también las indicaciones de aparcamiento.
- No esperes al día del evento para imprimir el programa, el plan de trabajo y las tarjetas de nombre. Revisa la lista de invitados después de cerrar las inscripciones para evitar nombres ausentes o duplicados.
- Agrupa la preparación del montaje: clasifica la decoración, monta las piezas del escenario y cuelga el fondo antes de recibir al público. Enfría las bebidas y recoge pasteles y aperitivos con una hora de margen para que el servicio no coincida con la prueba técnica.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de aniversario?
- Empieza al menos 6 u 8 semanas antes para reservar el lugar, confirmar artistas, tramitar permisos y enviar invitaciones. Reserva los últimos 7 días para confirmar asistentes, comprar lo necesario y cerrar el programa.
- ¿Cuándo debo hacer el ensayo técnico?
- Programa el ensayo técnico entre 2 y 5 días antes, si es posible en el mismo horario y espacio del espectáculo. Haz una prueba final el día del evento, antes de que lleguen los invitados, revisando micrófonos, música, proyector, altavoces y focos.
- ¿Cuándo se envía el recordatorio a los invitados?
- Envíalo entre 3 y 5 días antes del aniversario, cuando ya tengas cerrada la lista de invitados. Incluye el horario, el programa, las indicaciones de aparcamiento y cualquier cambio de última hora.
- ¿Qué material técnico necesito para un espectáculo de aniversario?
- Como base, calcula piezas de escenario, micrófonos y soportes, altavoces, mesa de mezclas, reproductor de música, focos, cables alargadores, regletas y cinta gaffer. Si hay presentaciones, añade portátil, proyector y pantalla, y prueba todas las conexiones antes del montaje.
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