Jubileumvoorstelling organiseren: checklist en planning
Een jubileumvoorstelling vraagt om meer dan een podium en een programma. Je legt eerst datum, locatie en vergunning vast en werkt daarna toe naar bevestigde artiesten, uitnodigingen en catering. In de laatste week draait alles om aantallen, dieetwensen, parkeerinformatie en een helder draaiboek. Op de dag zelf moeten techniek, podium, decor, drank en ontvangst in de juiste volgorde klaarstaan. Gebruik deze checklist om niets pas tijdens de voorstelling te ontdekken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Voorstellingsvergunning controleren
Artiesten en sprekers bevestigen
2 personen
Uitnodiging ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Programma laten drukken
Catering reserveren
Technische repetitie plannen
2 personen
Muziekrechten controleren
Draaiboek afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Gastenlijst controleren
Herinnering aan gasten sturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Gebak en hapjes ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Achterdoek ophangen
3 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Kleedkamers gereedmaken
2 personen
Catering koelen
2 personen
Doorloop met medewerkers
6 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Deuren openen
2 personen
Voorstelling begeleiden
4 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzebuffet klaarzetten
3 personen
Pauzedrankjes serveren
4 personen
Gasten terug naar zaal begeleiden
2 personen
Tweede deel begeleiden
4 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Receptiebuffet aanvullen
3 personen
Receptie serveren
5 personen
Dranken bijvullen tijdens receptie
3 personen
Afsluitend woord begeleiden
2 personen
Gasten uitgeleiden
3 personen
Garderobe afhandelen
2 personen
Nazorg
Catering opruimen
4 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Podium afbouwen
4 personen
Stoelen en tafels terugzetten
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie opleveren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 120
- Bistrotafelsaantal 12
- Buffettafelsaantal 6
- Klaptafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 3
- Kleedkamerstoelenaantal 12
- Afvalbakkenaantal 8
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Muziekspeler
- Lichtspotsaantal 6
- Statieflampenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Laptop
- Presentatiescherm
- Beamer
- Beamerdoek
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Dessertbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 100
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Besteksetsaantal 120
- Serveerschalenaantal 18
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Waterkannenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Decoratie
- Achterdoek
- Jubileumbanneraantal 2
- Ballonnenaantal 150
- Ballonlintaantal 3
- Tafellopersaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowand
- Fotolijstjesaantal 12
- Theelichthoudersaantal 20
- LED-theelichtjesaantal 20
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Broodmandenaantal 8
- Taartscheppenaantal 3
- Serveerschalenaantal 12
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Keukenhanddoekenaantal 8
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilsetaantal 2
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de technische repetitie vóór de gasten arriveren en test microfoons, mengpaneel, luidsprekers, muziekspeler, beamer en lichtspots afzonderlijk. Leg verlengkabels en stekkerdozen vooraf uit en zet kabels vast met gaffer tape.
- Sluit de gastenlijst uiterlijk 7 dagen voor de voorstelling en verzamel dieetwensen op hetzelfde moment. Stuur parkeerinformatie en een herinnering enkele dagen later, zodat wijzigingen nog verwerkt kunnen worden.
- Tel stoelen, tafels, glazen en servies op basis van het definitieve aantal gasten. Reserveer voor een ontvangst met koffie, gebak en aansluitende borrel niet alleen waterglazen, maar ook koffie-, wijn- en champagneglazen.
- Laat programma’s, naamkaartjes en het draaiboek uiterlijk 2 dagen voor de voorstelling drukken of afdrukken. Bewaar een extra set programmabladen en een actuele gastenlijst bij de ontvangst.
- Koel dranken op tijd en haal gebak en hapjes niet pas vlak voor aanvang op. Sorteer decoratie, controleer het achterdoek en bouw podiumdelen en buffettafels zo op dat de publieksroute en de garderobe vrij blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jubileumvoorstelling organiseren?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Artiesten, sprekers, vergunningen en techniek kunnen dan worden bevestigd voordat de uitnodigingen de deur uitgaan.
- Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een jubileumvoorstelling?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de voorstelling. Vraag om aanmelding en dieetwensen met een duidelijke deadline, bijvoorbeeld 14 dagen voor het evenement.
- Wanneer plan je de technische repetitie?
- Plan de technische repetitie op dezelfde dag, minimaal 3 uur vóór de ontvangst van gasten. Test dan alle microfoons, muziek, presentaties, lichtspots, beamer en kabels met het definitieve programma.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om de zaal op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 uur voor podiumdelen, achterdoek, stoelen, tafels, techniek, decoratie en garderobe. Plan daarna nog 30 minuten voor een volledige eindcontrole en houd een halfuur marge voor storingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!