Checkliste für deine Jubiläumsaufführung

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm zuerst fest und reserviere die Location anschließend. Prüfe die Aufführungsgenehmigung und Musikrechte frühzeitig, damit rechtliche Fragen nicht kurz vor der Veranstaltung offen sind.
• Bestätige Künstler und Sprecher spätestens 4 Wochen vor der Aufführung. Verschicke die Einladungen danach und erfasse Anmeldungen sowie Ernährungswünsche laufend in einer aktuellen Gästeliste.
• Plane die technische Probe nicht erst am Veranstaltungstag. Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Musikplayer, Lichtspots, Beamer und Präsentationsbildschirm mindestens 1 Tag vorher am tatsächlichen Aufbauort.
• Drucke Drehbuch und Programm, bereite Namensschilder vor und sende Parkinformationen zusammen mit der Erinnerung. Kontrolliere die Gästeliste 2 bis 3 Tage vor der Aufführung ein letztes Mal.
• Kühle Getränke rechtzeitig und hole Gebäck sowie Häppchen nach einem festen Zeitplan ab. Sortiere Dekoration, Gaffer Tape, Verlängerungskabel und Bühnenmaterial am Vortag, damit beim Aufbau nichts gesucht werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Jubiläumsaufführung planen?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Künstler, Sprecher, Genehmigungen, Musikrechte und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.

Wann verschickt man die Einladungen zur Jubiläumsaufführung?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor der Aufführung. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 2 bis 3 Wochen vorher, damit Catering, Sitzplätze und Namensschilder planbar bleiben.

Wann sollte die technische Probe stattfinden?

Plane die technische Probe mindestens 1 Tag vor der Aufführung ein, nicht erst unmittelbar vor dem Einlass. Teste dabei jedes Mikrofon, die Lautsprecher, das Mischpult, die Beleuchtung und die Bild- oder Videotechnik.

Was muss am Tag vor einer Jubiläumsaufführung vorbereitet werden?

Baue Bühne und Hintergrund möglichst am Vortag auf und sortiere Technik, Dekoration, Drehbuch, Programm und Namensschilder. Getränke können ebenfalls vorgekühlt werden; die Gästeliste und die Einkaufsliste sollten dann bereits abschließend geprüft sein.

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