Checklist pour organiser une soirée théâtre
Une soirée théâtre demande de coordonner la salle, le spectacle, les invitations et tout ce qui se passe en coulisses. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation jusqu’à l’accueil du public. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, indications d’accès, programme imprimé et essais techniques. Le jour J, vous saurez quand installer les chaises, recevoir les livraisons, préparer les costumes et ouvrir la salle.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer le spectacle et la date
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Imprimer le programme
Traiter la vente des billets
Élaborer le design du décor
2 personnes
Rassembler les éléments de décoration
3 personnes
Vérifier la technique
2 personnes
Commander le catering
Répartir les bénévoles
Envoyer les indications d'accès
Vérifier les invitations et la liste des invités
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Pré-monter la déco
3 personnes
Préparer les costumes et accessoires
2 personnes
Événement
Ouvrir la salle
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d’entrée et du vestiaire
2 personnes
Brancher l’éclairage et le son
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler les niveaux d’éclairage
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Portionner les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les programmes et les billets
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Garderobe
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les places
2 personnes
Lancer le spectacle
2 personnes
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Changer les accessoires
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
3 personnes
Remettre la salle en état
2 personnes
Clôturer le spectacle
2 personnes
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Distribuer le vestiaire
2 personnes
Suivi
Refroidir le catering restant
2 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier et emballer les affaires
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le matériel restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 80
- Tablesqté 8
- Portantsqté 2
- Tables de logeqté 2
- Chaises pliantes backstageqté 6
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Mixeur audio
- Microphones sans filqté 2
- Pieds de microqté 2
- Ordinateur portable de lecture
- Rallonges électriquesqté 4
- Multiprisesqté 6
- Ruban gafferqté 4
Éclairage
- Projecteurs LED de scèneqté 4
- Projecteurs de chantierqté 2
- Gradateurs à câbleqté 2
Décoration
- Toiles de fondqté 2
- Panneaux décoratifsqté 4
- Plantes décorativesqté 6
- Nappesqté 8
- Panneau d’entrée
- Flèches directionnellesqté 8
- Badges nominatifsqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 80
- Assiettesqté 80
- Fourchettesqté 80
- Cuillères à caféqté 80
- Carafesqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 6
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Pinces de serviceqté 4
- Verres doseursqté 2
- Bacs de stockageqté 6
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balayette et pelleqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Brosses de toilettesqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la salle et la date avant de rédiger les invitations : le spectacle, la capacité d’accueil et les horaires doivent être confirmés avant l’envoi.
- Traitez les inscriptions et la vente des billets au fil de l’eau, puis vérifiez la liste des invités quelques heures avant l’ouverture. Gardez une marge de chaises pour les inscriptions de dernière minute.
- Faites un essai technique complet avant l’arrivée du public : testez les haut-parleurs, le mixeur audio, les microphones sans fil, les projecteurs LED et chaque rallonge électrique.
- Préparez le décor et les costumes en amont, puis faites un pré-montage. Le jour J, gardez du temps pour monter la scène, installer les chaises et placer les panneaux d’orientation.
- Demandez les besoins alimentaires avec les inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur avant la commande. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et installez les tasses, verres et carafes avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?
- Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la représentation. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement afin de finaliser les billets, le catering et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 heures le jour même pour recevoir les livraisons, monter la scène, installer la décoration, placer les chaises et tester la technique. Ajoutez une répétition technique séparée si le spectacle utilise plusieurs microphones ou sources audio.
- Quand vérifier la technique d’une soirée théâtre ?
- Effectuez un premier contrôle quelques jours avant, puis un test complet le jour J, idéalement 2 heures avant l’ouverture. Vérifiez chaque câble, microphone, haut-parleur, projecteur et multiprise, puis fixez les câbles au ruban gaffer.
- Combien de boissons prévoir pour une soirée théâtre ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Prévoyez aussi une marge de 10 % et refroidissez les boissons avant l’arrivée des invités.
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