Checklist para organizar una noche de teatro
Una noche de teatro necesita más coordinación que una simple reunión: hay que cerrar la sala y la actuación, controlar las entradas y preparar el escenario antes de recibir al público. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar desde la planificación hasta el desmontaje. Empieza con la fecha y las inscripciones, y deja la comprobación técnica y el montaje para los últimos días. Así evitarás descubrir que faltan micrófonos, sillas o indicaciones cuando ya están llegando los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar la sala
Definir la actuación y la fecha
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa
Procesar la venta de entradas
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
Recopilar piezas de decoración
3 personas
Comprobar la técnica
2 personas
Pedir el catering
Asignar voluntarios
Enviar indicaciones
Comprobar las entradas y la lista de invitados
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preensamblar la decoración
3 personas
Preparar la ropa y los accesorios
2 personas
Evento
Abrir la sala
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
Colocar la decoración
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar la mesa de entrada y guardarropa
2 personas
Conectar la luz y el sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar niveles de luz
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Preparar el vestuario
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Porcionar aperitivos
2 personas
Dejar listos los programas y mapas
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Gestionar guardarropa
2 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
2 personas
Empezar la actuación
2 personas
Manejar luces y sonido
2 personas
Cambiar los atrezos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
Volver a dejar listo el salón
2 personas
Cerrar la actuación
2 personas
Despedir al público
3 personas
Entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Retirar sillas y mesas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Revisar y empaquetar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Recoger las cosas sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 80
- Mesascant. 8
- Percheroscant. 2
- Mesas de vestuariocant. 2
- Sillas plegables backstagecant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes de micrófonocant. 2
- Portátil de reproducción
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Cinta gaffercant. 4
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Lámparas de obracant. 2
- Reguladores de cablecant. 2
Decoración
- Telones de fondocant. 2
- Paneles decorativoscant. 4
- Plantas decorativascant. 6
- Mantelescant. 8
- Cartel de entrada
- Flechas de direccióncant. 8
- Tarjetas de nombrecant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharillascant. 80
- Jarrascant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de pancant. 2
- Pinzas de servircant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cajas de almacenamientocant. 6
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la sala, la actuación y la fecha antes de enviar invitaciones. Deja al menos 3 semanas para gestionar inscripciones, preferencias dietéticas y venta de entradas.
- Haz una prueba técnica completa entre 2 y 3 días antes: comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos inalámbricos, portátil, luces y regletas. El día del evento repite una prueba breve de 30 minutos.
- Imprime el programa y prepara las indicaciones antes de abrir la sala. Coloca el cartel de entrada y las flechas de dirección en los puntos donde una persona nueva podría equivocarse.
- Preensambla la decoración y prepara la ropa y los accesorios el día anterior. Cuenta con 2 horas de margen para montar escenario, zona de juego, sillas, guardarropa y mesa de entrada.
- Asigna voluntarios con funciones concretas y envíales las instrucciones al menos 48 horas antes. Necesitarás cobertura para recibir entregas, controlar entradas, atender el guardarropa y apoyar el catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si habrá venta de entradas, catering y decoración. Reserva los últimos 2 o 3 días para la prueba técnica, las compras y el pre montaje.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una noche de teatro?
- Envíalas cuando estén confirmadas la sala, la actuación y la fecha, idealmente 3 semanas antes. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para poder ajustar el catering.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una sala de teatro?
- Calcula al menos 2 horas para colocar el escenario, la zona de juego, las sillas, la decoración, la mesa de entrada y el guardarropa. Abre la sala 30 minutos antes de la llegada del público para resolver imprevistos.
- ¿Cuándo hay que comprobar el equipo técnico?
- Haz una comprobación detallada entre 48 y 72 horas antes y una prueba final de 30 minutos el mismo día. Revisa también los enrollacables, las regletas y la cinta gaffer, porque suelen olvidarse aunque el equipo principal esté disponible.
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