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Themenabend organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Themenabend steht und fällt mit einem klaren Zeitplan: Erst Saal, Datum und Show festlegen, dann Einladungen, Anmeldungen und Catering koordinieren. Später folgen Programm, Karten, Technik, Dekoration und die Einteilung der Helfer. Plane außerdem Zeit für Dinge ein, die oft zu spät auffallen – etwa Ernährungswünsche, gekühlte Getränke, Wegweiser oder fehlende Requisiten. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt bis zum Einlass und hilft dir, am Veranstaltungstag den Überblick zu behalten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Show und Datum festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm drucken

  • Kartenverkauf abwickeln

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    2 Personen

  • Dekorationsteile einsammeln

    3 Personen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Freiwillige einteilen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Karten und Gästeliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Dekor vorinstallieren

    3 Personen

  • Kleidung und Requisiten bereitlegen

    2 Personen

Event

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Lieferungen entgegennehmen

    2 Personen

  • Bühne und Spielfläche aufbauen

    4 Personen

  • Dekoration aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Einlass- und Garderobentisch aufstellen

    2 Personen

  • Licht und Ton anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Lichtstufen einstellen

    2 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Umkleide einrichten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks portionieren

    2 Personen

  • Programme und Karten bereitlegen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Garderobe annehmen

    2 Personen

  • Besucher zu ihren Plätzen leiten

    2 Personen

  • Vorstellung starten

    2 Personen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Requisiten austauschen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    3 Personen

  • Saal wieder vorbereiten

    2 Personen

  • Vorstellung abschließen

    2 Personen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe ausgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebene Verpflegung kühlen

    2 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Sachen kontrollieren und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Sachen aufräumen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 80
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • UmkleidetischeAnz. 2
  • Klappstühle im Backstage-BereichAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Abspiel-Laptop
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 4
  • BaustrahlerAnz. 2
  • KabeldimmerAnz. 2

Dekoration

  • HintergrundtücherAnz. 2
  • DekorplattenAnz. 4
  • Dekorative PflanzenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 8
  • Eingangsschild
  • RichtungspfeileAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • TeelöffelAnz. 80
  • KaraffenAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 4
  • MessbecherAnz. 2
  • VorratsboxenAnz. 6
  • AluminiumfolieAnz. 2
  • FrischhaltefolieAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Saal, Datum und Show mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. So bleiben genug Wochen für Einladungen, Kartenverkauf, Catering und die Abstimmung mit Helfern.
  • Verschicke die Einladungen spätestens 6 Wochen vor dem Themenabend und setze eine Anmeldefrist etwa 14 Tage vor dem Termin. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und aktualisiere die Gästeliste fortlaufend.
  • Prüfe die Technik nicht erst beim Aufbau: Teste Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Abspiel-Laptop und Verlängerungskabel mindestens 3 Tage vorher gemeinsam mit der zuständigen Person.
  • Plane für Dekoration und Bühnenaufbau mindestens 2 bis 3 Stunden am Veranstaltungstag ein. Hintergrundtücher, Dekorplatten, Pflanzen, Tischdecken sowie Eingangsschild und Richtungspfeile sollten vorher vollständig gesammelt und beschriftet sein.
  • Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Einlass und stelle Einlass- und Garderobentisch spätestens 60 Minuten vorher auf. Lege Kleidung, Requisiten, Namensschilder und die Gästeliste getrennt vom Publikumsbereich bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Themenabend planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum und Show. Für Einladungen, Kartenverkauf, Catering und Helferplanung bleiben dann mehrere Korrekturschleifen.
Wann soll ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?
Verschicke sie etwa 6 Wochen vor dem Termin und lege eine Anmeldefrist 14 Tage vorher fest. So kannst du Gästezahl, Ernährungswünsche, Karten und Catering rechtzeitig abgleichen.
Wie viel Zeit brauche ich am Veranstaltungstag für den Aufbau?
Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Bühne, Spielfläche, Stühle, Dekoration und Technik. Öffne den Saal etwa 60 Minuten vor dem Einlass für Lieferungen, letzte Prüfungen und die Helferbesprechung.
Wann müssen Getränke für den Themenabend gekühlt werden?
Stelle die Getränke mindestens 4 Stunden vor dem Einlass kalt. Prüfe zusätzlich etwa 60 Minuten vorher, ob Karaffen, Gläser, Kaffeetassen und Kaffeemaschinen am vorgesehenen Platz stehen.

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