Toneelavond organiseren: checklist van voorbereiding tot voorstelling
Een toneelavond vraagt meer dan een zaal en een voorstelling. Je regelt vooraf de kaartverkoop, dieetwensen, routebeschrijving en techniek, terwijl decor, kleding en rekwisieten op de speeldag samenkomen. Plan voldoende tijd voor het opbouwen van het podium, het plaatsen van stoelen en een technische controle. Deze checklist helpt je de 57 taken en 49 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je niet vlak voor aanvang nog microfoons, garderobe of koffie hoeft te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Zaal reserveren
Voorstelling en datum vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma afdrukken
Kaartverkoop verwerken
Decorontwerp uitwerken
2 personen
Decorstukken verzamelen
3 personen
Techniek controleren
2 personen
Catering bestellen
Vrijwilligers indelen
Routebeschrijving versturen
Kaarten en gastenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Decor voormonteren
3 personen
Kleding en rekwisieten klaarleggen
2 personen
Event
Zaal openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podium en speelvlak opbouwen
4 personen
Decor plaatsen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Entree- en garderobetafel plaatsen
2 personen
Licht en geluid aansluiten
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Lichtstanden instellen
2 personen
Rekwisieten klaarzetten
2 personen
Kleedruimte inrichten
2 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes portioneren
2 personen
Programma's en kaarten klaarleggen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Garderobe aannemen
2 personen
Bezoekers naar plaatsen verwijzen
2 personen
Voorstelling starten
2 personen
Licht en geluid bedienen
2 personen
Rekwisieten wisselen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
3 personen
Zaal weer gereedmaken
2 personen
Voorstelling afronden
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen
Nazorg
Overgebleven catering koelen
2 personen
Decor afbreken
4 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Spullen controleren en inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opruimen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 80
- Tafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Kleedkamertafelsaantal 2
- Klapstoelen backstageaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Audiomixer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Afspeellaptop
- Verlenghaspelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
Verlichting
- LED-podiumlampenaantal 4
- Bouwlampenaantal 2
- Snoerdimmersaantal 2
Decoratie
- Achtergronddoekenaantal 2
- Decorpanelenaantal 4
- Decoratieve plantenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
- Entreebord
- Richtingspijlenaantal 8
- Naamkaartjesaantal 12
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Theelepelsaantal 80
- Schenkkanenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Serveerbladenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Serveertangenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Voorraadbakkenaantal 6
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Stoffer en blikaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de zaalindeling uiterlijk een week vooraf. Bepaal waar entree, garderobe, kleedkamers, speelvlak en catering komen en controleer of je genoeg stoelen en tafels hebt.
- Doe de technische controle minimaal 2 uur voor de voorstelling. Test luidsprekers, audiomixer, draadloze microfoons, afspeellaptop, LED-podiumlampen en alle verlenghaspels afzonderlijk.
- Monteer decorpanelen en achtergronddoeken zo veel mogelijk vooraf. Zet decorstukken op de speeldag eerst klaar, zodat het podium niet tegelijk met stoelen, verlichting en garderoberekken opgebouwd hoeft te worden.
- Sluit de aanmeldingen en dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de toneelavond af. Gebruik die aantallen voor catering, koffie, glazen, borden en bestek; houd voor de entree een actuele gastenlijst en voldoende naamkaartjes klaar.
- Laat bezoekers minstens 30 minuten voor aanvang binnen. Plaats entreebord en richtingspijlen bij de ingang, wijs één persoon aan voor kaartcontrole en houd een tweede persoon beschikbaar voor garderobe en late bezoekers.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een toneelavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de zaal, voorstelling en datum. Verstuur uitnodigingen zodra die gegevens vaststaan en plan decor, catering en vrijwilligers uiterlijk 2 weken voor de voorstelling.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een toneelzaal op te bouwen?
- Reken op 3 tot 4 uur voor podium, decor, stoelen, verlichting, techniek, entree en garderobe. Plan daarna nog minimaal 30 minuten voor een volledige doorloop van geluid, licht en publieksontvangst.
- Hoeveel stoelen en programma's moet ik klaarleggen?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis voor de stoelen en druk 1 programma per bezoeker plus ongeveer 10 extra exemplaren. Controleer de gastenlijst en kaartverkoop 1 dag vooraf, zodat ontbrekende plaatsen nog kunnen worden opgelost.
- Wanneer moet ik catering voor een toneelavond bestellen?
- Bestel catering uiterlijk 7 dagen vooraf en geef de definitieve dieetwensen 3 tot 5 dagen voor de voorstelling door. Koel dranken op de dag zelf en zet koffiezetapparaten, kopjes, glazen en servies vóór de publieksinloop klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!