Organiser une soirée open mic sans rien oublier

Une soirée open mic réussie repose surtout sur un déroulé clair et une technique testée avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : confirmer le lieu, gérer les inscriptions, préparer le passage des artistes, puis installer la salle et le son. Prévoyez aussi un accueil simple, un espace boissons et quelques minutes entre les prestations pour éviter les changements précipités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les prestations
Établir l’ordre de passage
Vérifier les réservations
Rassembler les fichiers musicaux
Réserver le matériel de sonorisation
Répartir les bénévoles
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Rassembler l’équipement
2 personnes
Recharger les batteries et les appareils
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager l’aire de jeux
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer la table d'inscription
Tester les microphones et les instruments
2 personnes
Passer en revue les spectacles avec les artistes
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes et accueillir les invités
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Accompagner les artistes jusqu’au lieu de jeu
Annoncer les spectacles
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Surveiller le niveau sonore
Rassembler les verres utilisés
Clore la dernière prestation
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 60
Tabourets de barqté 4
Portant à vêtements

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Ordinateur portable
Pupitre à musique
Câbles audioqté 6
Câbles d'instrumentsqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Gafferqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Vaisselle

Verresqté 70
Tasses à caféqté 30
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 3

Cuisine

Glacièresqté 3
Pelle à glace
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 3
Nappesqté 6

Nettoyage

Balaisqté 2
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la clôture des inscriptions au moins 3 jours avant la soirée. Vous pourrez ainsi établir l’ordre de passage, vérifier les besoins techniques et imprimer un programme lisible.
Prévoyez 10 à 15 minutes de balance avant l’ouverture des portes. Testez chaque microphone, le boîtier DI, l’ordinateur portable et les fichiers musicaux utilisés pendant les prestations.
Gardez au moins 2 câbles audio et 2 câbles d’instruments de rechange à portée de main. Regroupez les rallonges et multiprises près de la table de mixage, puis sécurisez les passages avec du gaffer.
Réservez 2 bénévoles pour l’accueil et la circulation pendant la première heure : une personne vérifie les inscriptions, l’autre accompagne les artistes vers le pupitre ou la scène.
Mettez les boissons au frais avant l’ouverture et préparez le point boisson avec verres, carafes, tire-bouchons et pelle à glace. Comptez environ 2 verres par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée prévue.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée open mic ?: Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour confirmer le lieu, envoyer les invitations et réserver la sonorisation. Fermez les inscriptions environ 3 jours avant l’événement afin de finaliser l’ordre de passage.
Combien de microphones faut-il pour une soirée open mic ?: Prévoyez au minimum 2 microphones sans fil pour limiter les changements entre les artistes. Ajoutez un pied de micro par poste fixe et testez chaque canal pendant 10 à 15 minutes avant l’ouverture.
Quand préparer l’ordre de passage d’un open mic ?: Établissez une première version dès que les inscriptions sont ouvertes, puis finalisez-la 3 jours avant la soirée. Gardez 5 à 10 minutes entre les passages pour les réglages et les changements d’instruments.
Combien de bénévoles prévoir pour un open mic ?: Prévoyez au moins 2 bénévoles pour une petite soirée : un responsable de l’accueil et un responsable du déroulement. Pour plus de 50 participants, ajoutez une personne à la technique ou à la circulation.

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