Checklist voor een goed georganiseerde open mic-avond
Bij een open mic-avond draait veel tegelijk: deelnemers wachten op hun beurt, muziek moet klaarstaan en het geluid moet al werken voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Deze checklist zet de voorbereiding in een logische volgorde, van locatie en aanmeldingen tot de laatste controle van microfoons en kabels. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld, zoals muziekbestanden, dieetwensen, accu’s en de optreedvolgorde. Zo houd je tijdens de avond tijd over om deelnemers en publiek te begeleiden.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie en datum bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Optredens bevestigen
Optreedvolgorde opstellen
Reserveringen controleren
Muziekbestanden verzamelen
Geluidsset reserveren
Vrijwilligers indelen
Programma afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur verzamelen
2 personen
Accu's en apparaten opladen
Locatie openen
2 personen
Vluchtroutes controleren
2 personen
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Speelplek inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Drankstation inrichten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Microfoons en instrumenten testen
2 personen
Optredens met artiesten doornemen
2 personen
Event
Deuren openen en gasten welkom heten
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Artiesten naar de speelplek begeleiden
Optredens aankondigen
Dranken serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Geluidsniveau bewaken
Gebruikte glazen verzamelen
Laatste optreden afronden
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrek
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- DI-box
- Laptop
- Muziekstandaard
- Audiokabelsaantal 6
- Instrumentkabelsaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Gaffertapeaantal 2
Verlichting
- LED-lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 2
Servies
- Glazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkanaantal 3
Keuken
- Koelboxenaantal 3
- IJsschep
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
Decoratie
- Welkomstbord
- Programmastandaardsaantal 3
- Tafelkledenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Handveger en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Bevestig optredens en maak uiterlijk enkele dagen vooraf een optreedvolgorde. Noteer per optreden de naam, geschatte duur en benodigde aansluiting, zodat je niet pas op het podium hoeft uit te zoeken wie een DI-box of instrumentkabel nodig heeft.
- Verzamel muziekbestanden vóór de avond en test ze op de laptop waarop je ze afspeelt. Zet alle bestanden in één vaste volgorde en neem audiokabels, een muziekstandaard en een reserveverlengsnoer mee.
- Plan de geluidsopbouw ruim vóór de deuren openen. Sluit actieve speakers, mengpaneel en draadloze microfoons aan, controleer beide microfoons afzonderlijk en plak losse kabels met gaffertape vast.
- Maak de zaalindeling voordat je tafels en stoelen neerzet. Houd de speelplek vrij van publiek en meubilair, laat looppaden naar de uitgang open en zet programmastandaards of een welkomstbord op een zichtbare plek.
- Zet drank en hapjes pas klaar nadat de speelplek en techniek zijn gecontroleerd. Zet dranken in koelboxen, leg flessenopeners en kurkentrekkers bij het drankstation en controleer of glazen, borden, bestek en serveerschalen aanwezig zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een open mic-avond organiseren?
- Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Bevestig optredens en verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week van tevoren; plan de techniekcontrole op de dag zelf minstens 2 uur voor aanvang.
- Hoe maak ik een goede optreedvolgorde voor een open mic?
- Maak de volgorde uiterlijk 3 dagen vooraf en wissel langere en kortere optredens af. Houd per optreden ongeveer 5 minuten extra aan voor wisselen, stemmen of het aansluiten van instrumenten.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een open mic-avond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Zet daarnaast water klaar en houd rekening met niet-alcoholische opties en de verzamelde dieet- of drinkwensen.
- Wanneer moet ik het geluid testen voor een open mic-avond?
- Test de complete geluidsset minimaal 90 minuten voordat bezoekers binnenkomen. Controleer daarna nog één keer de microfoons, muziekbestanden, kabels en het volume nadat de zaalindeling klaarstaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!