Checklist para una noche de micrófono abierto sin imprevistos
Una noche de micrófono abierto necesita más coordinación que una simple lista de actuaciones. Hay que cerrar el lugar y la fecha, gestionar las inscripciones, confirmar a cada participante y preparar un orden que mantenga el ritmo. El sonido también requiere tiempo: micrófonos, mesa de mezclas, archivos de música, cables y baterías deben probarse antes de abrir. Esta checklist reúne el trabajo previo y el montaje para que sepas qué hacer y cuándo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las actuaciones
Elaborar el orden de actuación
Comprobar las reservas
Reunir archivos de música
Reservar el equipo de sonido
Asignar voluntarios
Imprimir el programa
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Cargar baterías y dispositivos
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la zona de juego
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el puesto de bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar la mesa de registro
Probar micrófonos e instrumentos
2 personas
Repasar las actuaciones con los artistas
2 personas
Evento
Abrir las puertas y dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Registrar a los invitados
2 personas
Guiar a los artistas hasta el lugar de actuación
Anunciar las actuaciones
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Reponer los aperitivos
Vigilar el nivel de sonido
Recoger los vasos usados
Cerrar la última actuación
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 60
- Taburetes de barcant. 4
- Perchero
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Caja DI
- Portátil
- Atril para partituras
- Cables de audiocant. 6
- Cables de instrumentoscant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
- Cinta gaffercant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 4
- Iluminación ambientalcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 70
- Tazas de cafécant. 30
- Platoscant. 70
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 8
- Jarracant. 3
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Cuchara para helado
- Abrebotellascant. 3
- Sacacorchoscant. 2
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 3
- Mantelescant. 6
Limpieza
- Escobascant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con varios días de margen. Así puedes confirmar las actuaciones, preparar el orden y calcular la compra de bebidas y aperitivos sin improvisar.
- Haz una prueba completa del sonido antes de que llegue el público: conecta los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos, la caja DI y el portátil, y deja todos los cables fijados con cinta gaffer.
- Prepara el programa en papel y coloca los atriles para programas antes de abrir. Lleva al menos una copia visible en la entrada y otra junto a la zona de actuación para evitar preguntas durante la presentación.
- Asigna voluntarios a funciones concretas, no solo a “ayudar”. Una persona puede recibir a los participantes, otra controlar el orden de actuación y otra vigilar bebidas, cables y cambios de escenario.
- Enfría las bebidas y carga baterías y dispositivos el mismo día del evento. Comprueba también las rutas de evacuación antes de colocar mesas, sillas, taburetes o decoración, y deja libres los pasillos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de micrófono abierto?
- Empieza al menos 3 o 4 semanas antes para confirmar el lugar, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Reserva los últimos 3 días para cerrar el programa, comprobar el equipo y hacer la compra.
- ¿Cuándo hay que confirmar las actuaciones?
- Confírmalas entre 5 y 7 días antes y vuelve a comprobarlas el día anterior. En ese momento también conviene reunir los archivos de música y avisar a cada participante de su posición en el orden de actuación.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Calcula entre 90 y 120 minutos para colocar altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables, y hacer una prueba completa. Si hay varios instrumentos o archivos de música, añade 30 minutos.
- ¿Cuándo se colocan las mesas, las sillas y las bebidas?
- Marca primero la distribución de la sala y comprueba las rutas de evacuación; después coloca mesas y sillas y monta el puesto de bebidas. Hazlo entre 2 y 3 horas antes de recibir al público para poder enfriar las bebidas y corregir problemas.
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