Checklist pour organiser une soirée des sponsors
Une soirée des sponsors se prépare dans un ordre précis : date et programme, lieu, invitations, repas, accueil puis installation. Cette checklist rassemble 54 tâches et 44 éléments de matériel pour suivre l’organisation jusqu’à l’ouverture des portes. Prévoyez un suivi séparé des inscriptions et des besoins alimentaires, puis confirmez la liste finale avant de préparer les badges et le plan de table. Les boissons, le froid et les branchements sont les points souvent réglés trop tard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Définir la restauration et le menu
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Établir la liste définitive des invités
Établir le plan de table
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et les menus
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Installer les courses non périssables
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Décorer les tables et les chaises
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Déposer les badges nominatifs et le programme
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer et tester l'éclairage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades et le pain
3 personnes
Préparer les plats chauds
4 personnes
Préparer les informations sur les allergènes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Événement
Accueillir et enregistrer les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les intervenants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir et présenter le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Soutenir les adieux et le transport
2 personnes
Suivi
Fermer le bar
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retirer la décoration et le matériel
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables rectangulairesqté 6
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Tasses à caféqté 60
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 60
- Verres à champagneqté 60
- Cuillères à caféqté 60
- Sets de couverts pour le dînerqté 60
- Couverts de serviceqté 12
- Distributeurs de serviettesqté 6
Cuisine
- Plateaux de buffetqté 10
- Plateaux de serviceqté 12
- Plats de service avec couvercleqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Verres doseursqté 3
- Film plastique et boîtes de conservationqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Plats de maintien au chaudqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Micro sans fil
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Chemins de tableqté 6
- Décorations de tableqté 12
- Badges nominatifsqté 60
- Cartes de menuqté 12
- Panneau d’accueil
- Bouquets de ballonsqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Bougies LEDqté 24
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations : laissez au moins 3 semaines aux invités pour répondre et prévoyez une relance 7 jours avant la soirée.
- Arrêtez la liste définitive des invités 5 à 7 jours avant l’événement. Vous pourrez alors finaliser le plan de table, les badges nominatifs, les menus et les besoins alimentaires.
- Organisez les achats en deux temps : installez les produits non périssables à l’avance, puis récupérez les boissons et produits réfrigérés le jour même ou la veille. Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil.
- Vérifiez le parcours des invités avant d’installer les tables : entrée, porte-manteaux, buffet, bar et espace de présentation doivent rester accessibles. Comptez aussi les rallonges et multiprises nécessaires pour les machines à café, les bouilloires et le son.
- Gardez 2 heures pour l’installation finale du lieu : nettoyage, tables, chaises, vaisselle, buffet, bar, décoration, badges et programmes. Testez le micro sans fil et les haut-parleurs avant l’arrivée du premier invité.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une soirée des sponsors ?
- Envoyez les invitations environ 3 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant, puis clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant la soirée.
- Quand confirmer la liste des invités et le plan de table ?
- Finalisez la liste des invités 5 à 7 jours avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires. Préparez ensuite le plan de table et les badges, puis imprimez-les au plus tard la veille.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer la soirée des sponsors ?
- Réservez environ 2 heures pour l’installation sur place, davantage si les tables, la décoration et le buffet doivent être montés entièrement. Faites le test du micro, des haut-parleurs et des branchements avant l’ouverture des portes.
- Quand mettre les boissons au frais pour une soirée des sponsors ?
- Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil pour qu’elles soient réellement prêtes à servir. Les produits réfrigérés doivent être récupérés le jour même ou conservés dans une glacière adaptée jusqu’à leur installation.
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