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Sponsorenabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Sponsorenabend lebt von guter Vorbereitung: Die Gäste sollen sich willkommen fühlen, Gespräche führen können und trotzdem einem klaren Programm folgen. Plane zuerst Termin, Räume und Menü, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Zusagen, Ernährungswünsche und die endgültige Gästeliste. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Kühlung, Tischaufbau, Buffet, Namensschilder und einen Techniktest – Punkte, die sonst leicht bis kurz vor Beginn liegen bleiben.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Ort und Räume reservieren

    2 Personen

  • Catering und Menü festlegen

    2 Personen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm und Speisekarten drucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke und Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Ort öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Räume reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle dekorieren

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    3 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Namensschilder und Programm auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anbringen und testen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Salate und Brot vorbereiten

    3 Personen

  • Warme Gerichte vorbereiten

    4 Personen

  • Allergeninformationen bereitlegen

  • Empfangstheke einrichten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen und registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Redner betreuen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen und erläutern

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abräumen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Dessert servieren

    2 Personen

  • Abschied und Transport unterstützen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    2 Personen

  • Abfall sammeln und trennen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Dekoration und Equipment entfernen

    3 Personen

  • Übrig gebliebene Lebensmittel verpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kühlboxen und Material reinigen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Rechteckige TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 70
  • WeingläserAnz. 60
  • ChampagnergläserAnz. 60
  • KaffeelöffelAnz. 60
  • Abendbesteck-SetsAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 6

Küche

  • BuffetschalenAnz. 10
  • ServierschalenAnz. 12
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • MessbecherAnz. 3
  • Folie und AufbewahrungsbehälterAnz. 12

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kabelloses Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

  • TischläuferAnz. 6
  • TischdekorationenAnz. 12
  • NamensschilderAnz. 60
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • BallonbündelAnz. 6

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • StumpenkerzenAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • PutzeimerAnz. 2
  • BodenabzieherAnz. 2
  • BesensetsAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Programm und Räume feststehen. Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Abend, damit du Menü, Sitzordnung und Namensschilder rechtzeitig planen kannst.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und prüfe sie spätestens 7 Tage vorher mit dem Catering. Eine endgültige Gästeliste am Vortag verhindert falsche Platzkarten und fehlende Portionen.
  • Plane für Aufbau und Kontrolle mindestens 3 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste ein. In dieser Zeit lassen sich Räume reinigen, Tische und Stühle stellen, Dekoration anbringen sowie Geschirr und Besteck vollständig auslegen.
  • Kühle Getränke und Kühlprodukte nicht erst beim Einlass. Stelle sie mehrere Stunden vorher kalt und halte mit Kühlboxen eine Reserve bereit; für Wasser, Wein und Champagner brauchst du außerdem unterschiedliche Gläser.
  • Teste Lautsprecher, Mikrofon und Verlängerungskabel vor dem Programmstart. Lege Programm, Speisekarten und Namensschilder erst aus, wenn Tischordnung und Gästeliste abschließend geprüft sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Sponsorenabend planen?
Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Programm, Raum und Catering. Die Einladungen sollten etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Abend verschickt werden.
Wann muss die Gästeliste für einen Sponsorenabend feststehen?
Schließe die Gästeliste spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung ab. So bleiben noch mehrere Tage für Sitzordnung, Namensschilder, Menüanpassungen und die Mengenplanung.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Sponsorenabend?
Rechne mit mindestens 3 Stunden für Reinigung, Möbel, Dekoration, Buffet, Bar und Tischdecken. Für einen Techniktest und letzte Korrekturen solltest du zusätzlich 30 Minuten einplanen.
Wie viele Gläser braucht man pro Gast bei einem Sponsorenabend?
Plane mindestens ein Wasserglas und ein Weinglas pro Person ein; bei Champagner oder mehreren Getränkerunden brauchst du zusätzliche Gläser. Halte außerdem etwa 10 Prozent Reserve für Nachschub und Bruch bereit.

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