Noche de patrocinadores: checklist para organizarla sin olvidos
Una noche de patrocinadores combina recepción, cena, presentaciones y conversaciones, así que el orden de preparación importa. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después cierra invitados, menú y necesidades técnicas. Durante la última semana conviene confirmar inscripciones, preferencias dietéticas y distribución de mesas. El día del evento, reserva varias horas para enfriar bebidas, montar el bufé, preparar la vajilla y comprobar el sonido antes de que llegue el primer invitado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
2 personas
Definir el catering y el menú
2 personas
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer la lista definitiva de invitados
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa y las cartas del menú
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recoger bebidas y productos refrigerados
2 personas
Preparar la compra de productos no perecederos
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Decorar mesas y sillas
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Colocar las tarjetas de nombre y el programa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar y probar la iluminación
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar ensaladas y pan
3 personas
Preparar platos calientes
4 personas
Dejar lista la información sobre alérgenos
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Evento
Recibir y registrar a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Anunciar el programa
Coordinar a los ponentes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir y presentar el bufé
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Retirar la vajilla usada
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir el postre
2 personas
Apoyar la despedida y el transporte
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
2 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Retirar la decoración y el equipo
3 personas
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Limpiar las neveras portátiles y los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 60
- Copas de champáncant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Juegos de cubiertos para cenacant. 60
- Cubiertos de serviciocant. 12
- Dispensadores de servilletascant. 6
Cocina
- Bandejas de buffetcant. 10
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Jarras medidorascant. 3
- Film y recipientes de conservacióncant. 12
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas térmicascant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Decoración
- Manteles runnerscant. 6
- Decoraciones de mesacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 12
- Cartel de bienvenida
- Racimos de globoscant. 6
Iluminación
- Guirnalda de lucescant. 4
- Velas LEDcant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Limpiacristalescant. 2
- Sets de escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y las salas con al menos 6 semanas de antelación. Así puedes enviar las invitaciones y dejar tiempo suficiente para recibir confirmaciones.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y fija una fecha límite, por ejemplo 10 días antes. Entrega al catering la lista definitiva junto con el número de comensales.
- Envía un recordatorio 3 días antes con la hora de llegada, el programa y cualquier indicación práctica. Aprovecha ese momento para detectar cancelaciones de última hora.
- Prepara la distribución de las mesas, las tarjetas de nombre, el programa y las cartas del menú como un único paquete. Imprime un 10 % adicional para cubrir cambios o pérdidas.
- Programa el montaje al menos 3 horas antes de la recepción. Primero coloca mesas y sillas; después prepara vajilla, bufé y barra, enfría las bebidas y prueba el micrófono y los altavoces antes de abrir las puertas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de patrocinadores?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, definir el programa y cerrar el catering. Deja la lista definitiva de invitados para unos 7 días antes y confirma los detalles con el equipo del evento durante la última semana.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una noche de patrocinadores?
- Envíalas aproximadamente 5 semanas antes de la fecha. Establece una fecha límite de respuesta 10 días antes y manda un recordatorio 3 días antes del evento a quienes todavía no hayan confirmado.
- ¿Cuántas bebidas calcular por invitado?
- Para la recepción, calcula de 2 a 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 bebida por hora adicional. Añade agua para toda la duración y separa las bebidas refrigeradas de las que pueden mantenerse a temperatura ambiente.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el espacio?
- Reserva al menos 3 horas antes de la llegada de los invitados para colocar mesas, sillas, mantelería, vajilla, tarjetas y decoración. Haz la prueba de sonido con el micrófono y los altavoces como mínimo 60 minutos antes del inicio.
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