Sponsoravond organiseren: praktische checklist
Een sponsoravond vraagt meer voorbereiding dan alleen een uitnodiging en een diner. Je legt eerst datum, programma en locatie vast, verwerkt daarna aanmeldingen en dieetwensen en werkt toe naar een definitieve gastenlijst. In de laatste week draait het om tafelschikking, naamkaartjes, menu, dranken en techniek. Op de dag zelf controleer je de ruimtes, richt je buffet en bar in en zet je servies, glazen en programma’s klaar. Met deze checklist houd je de volgorde overzichtelijk.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
Catering en menu bepalen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering aan gasten sturen
Definitieve gastenlijst maken
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma en menukaarten printen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken en gekoelde producten ophalen
2 personen
Houdbare boodschappen klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels en stoelen aankleden
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Naamkaartjes en programma neerleggen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting plaatsen en testen
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades en brood voorbereiden
3 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Allergeneninformatie klaarleggen
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
Event
Gasten ontvangen en registreren
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Sprekers begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen en toelichten
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Gebruikt servies afruimen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dessert uitserveren
2 personen
Afscheid en vervoer ondersteunen
2 personen
Nazorg
Bar sluiten
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Decoratie en apparatuur verwijderen
3 personen
Overgebleven voedsel verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Koelboxen en materialen reinigen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 70
- Wijnglazenaantal 60
- Champagneglazenaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Dinerbesteksetsaantal 60
- Serveerbestekaantal 12
- Servetdispensersaantal 6
Keuken
- Buffetschalenaantal 10
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 3
- Folie en bewaarbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudschalenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Tafellopersaantal 6
- Tafeldecoratiesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 60
- Menukaartenaantal 12
- Welkomstbord
- Ballonnenbundelsaantal 6
Verlichting
- Snoerverlichtingaantal 4
- Ledkaarsenaantal 24
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verstuur de uitnodiging zodra datum, programma en locatie vaststaan en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de sponsoravond. Zo houd je tijd over om dieetwensen, naamkaartjes en de tafelschikking te verwerken.
- Stuur 3 tot 5 dagen vooraf een herinnering en vraag ontbrekende dieetwensen nog één keer na. Maak daarna één definitieve gastenlijst voor catering, tafels en naamkaartjes.
- Plan de boodschappen niet allemaal op hetzelfde moment: haal houdbare producten eerder, maar haal dranken en gekoelde producten zo laat mogelijk op. Zet dranken minimaal 4 uur voor ontvangst koud als de capaciteit dat toelaat.
- Begin op de dag zelf minstens 3 uur voor de eerste gasten met de locatie. Zet tafels, stoelen, buffettafels en statafels eerst op hun plaats en richt daarna servies, bestek, buffet en bar in.
- Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels en stekkerdozen vóórdat gasten arriveren. Leg programma’s en naamkaartjes pas neer nadat de tafelschikking definitief is, zodat er niets opnieuw hoeft te worden verplaatst.
Veelgestelde vragen
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een sponsoravond?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de sponsoravond. Geef gasten minimaal 10 dagen om zich aan te melden, zodat je daarna catering en tafelschikking kunt afronden.
- Wanneer maak je de definitieve gastenlijst voor een sponsoravond?
- Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 7 dagen vooraf. Verwerk daarin bevestigde aanmeldingen, afmeldingen en dieetwensen voordat je catering, naamkaartjes en tafels definitief maakt.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een sponsoravond klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 3 uur op de dag zelf voor schoonmaken, opstelling, aankleding, buffet, bar en techniek. Bij meerdere ruimtes of een uitgebreid programma is 4 uur praktischer.
- Wanneer zet je de drank koud voor een sponsoravond?
- Zet dranken ongeveer 4 uur voor ontvangst koud, afhankelijk van de hoeveelheid en je koelruimte. Gebruik koelboxen als niet alles in één koelkast past en controleer vlak voor opening of er voldoende koude drank beschikbaar is.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!