Checklist pour organiser une soirée de vente aux enchères
Une soirée de vente aux enchères demande plus qu’une salle et un commissaire-priseur. Il faut préparer les lots, suivre les inscriptions, organiser les paiements et rendre chaque objet identifiable le jour J. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la fixation de la date jusqu’aux derniers tests du micro et de la musique. Elle couvre aussi l’accueil, les besoins alimentaires, les bénévoles et le matériel nécessaire à la présentation des lots.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Fixer la date de l'enchère
2 personnes
Définir l’objectif de la vente aux enchères
2 personnes
Réserver un commissaire-priseur
Enregistrer le mode de paiement
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le règlement de la vente aux enchères
Demander les lots
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les lots
3 personnes
Photographier les lots
2 personnes
Rédiger les descriptions des lots
2 personnes
Attribuer les numéros des lots
2 personnes
Établir la liste de la loterie
Imprimer la liste des lots
Numéroter les cartes d’enchères
2 personnes
Créer les formulaires de paiement
Préparer la liste d’inscription
Répartir les bénévoles
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les lots
3 personnes
Emballer les lots
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer les lots
4 personnes
Accrocher le panneau de lot
2 personnes
Installer la table de scène
2 personnes
Installer le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Événement
Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les cartes d’enchères
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Ouvrir la vente aux enchères
Appeler les lots
Enregistrer les offres
2 personnes
Présenter les lots
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ravitaillement des encas de pause
2 personnes
Noter les résultats des ventes
2 personnes
Traiter les paiements
3 personnes
Distribuer les lots gagnés
3 personnes
Marquer les restes
2 personnes
Accompagner les visiteurs à la sortie
2 personnes
Suivi
Clôturer la caisse
2 personnes
Stocker les lots en sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Inventorier les restes
2 personnes
Relancer les lots impayés
2 personnes
Transférer le produit
Retourner les lots
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Archiver les informations de paiement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Table de scène
- Tables d’inscriptionqté 2
- Tables de lotqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Louchesqté 12
- Petits bolsqté 20
- Plateauxqté 8
Équipement
- Microphones sans filqté 2
- Pied de microphone
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Terminal de paiement
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Caisseqté 2
- Calculatricesqté 3
- Clés USBqté 2
Cuisine
- Thermosqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pinces de serviceqté 6
- Verres doseursqté 2
- Bacs à vaisselleqté 3
Décoration
- Nappesqté 12
- Panneau de lot
- Panneaux de directionqté 6
- Badges nominatifsqté 120
- Numéros de tableqté 12
- Compositions floralesqté 6
- Étiquettes de lotsqté 120
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 4
Catering
- Courses
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Poubellesqté 6
- Gants en caoutchoucqté 6
Papeterie
- Cartons d’enchèresqté 120
- Listes des lotsqté 150
- Formulaires de paiementqté 150
- Formulaires d'inscriptionqté 150
- Stylosqté 40
- Crayonsqté 20
- Marqueursqté 12
- Ruban adhésifqté 6
- Étiquettesqté 300
- Presse-papiersqté 10
- Enveloppesqté 200
- Reçusqté 3
Autre
- Cordeqté 2
- Ciseauxqté 6
- Couteaux Stanleyqté 2
- Sacs de transportqté 150
- Caisses d'emballageqté 50
- Film à bullesqté 2
- Ruban cadeauqté 4
- Roll-containersqté 4
Conseils
- Fixez la date et réservez la salle suffisamment tôt pour pouvoir confirmer le commissaire-priseur, les invitations et les besoins techniques. Prévoyez une zone distincte pour l’inscription, les lots et le paiement.
- Demandez les lots avant de finaliser le catalogue. Photographiez chaque objet, rédigez une description précise et attribuez un numéro unique afin d’éviter les erreurs pendant les enchères et le retrait.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant la soirée, puis préparez la liste d’inscription et les besoins alimentaires. Gardez une copie imprimée pour l’accueil, même si les inscriptions sont gérées en ligne.
- Préparez les cartes d’enchères et les formulaires de paiement avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi le terminal de paiement et prévoyez une procédure claire pour les paiements qui ne peuvent pas être traités sur place.
- Testez le micro, les haut-parleurs, la table de mixage et le vidéoprojecteur au moins 2 heures avant le début. Placez les tables de lots avec assez d’espace pour circuler et identifiez clairement la table d’inscription et la table de paiement.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser une soirée de vente aux enchères ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la réservation de la salle, la fixation de l’objectif, la recherche du commissaire-priseur et la collecte des lots.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez les invitations 4 à 6 semaines avant la soirée, puis un rappel 7 à 10 jours avant. Indiquez clairement la date limite d’inscription, le mode de paiement et les informations pratiques.
- Quand faut-il préparer les descriptions des lots ?
- Préparez-les dès que les lots sont enregistrés et photographiés, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de vérifier les informations, d’attribuer les numéros et d’imprimer la liste des lots.
- Combien de bénévoles faut-il pour une vente aux enchères ?
- Prévoyez au minimum 1 personne à l’inscription, 1 à 2 personnes pour les paiements, 2 personnes pour les lots et 1 personne pour assister le commissaire-priseur. Pour une soirée de plus de 100 invités, ajoutez au moins 2 bénévoles pour fluidifier l’accueil et le retrait.
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