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Auktionsabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Auktionsabend braucht mehr Vorbereitung als nur Lose und einen Auktionator. Du musst früh festlegen, wann und wo die Auktion stattfindet, welches Ziel sie hat und wie bezahlt wird. Danach folgen Anmeldung, Losverwaltung, Gebotskarten, Technik und die Einteilung der Freiwilligen. Plane die letzten Kontrollen nicht erst am Veranstaltungstag: Beschreibungen, Losliste, Mikrofon und Zahlungsablauf verursachen sonst schnell Verzögerungen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Auktionsdatum festlegen

    2 Personen

  • Auktionsziel festlegen

    2 Personen

  • Auktionator festlegen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Auktionsregeln veröffentlichen

  • Lose anfragen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lose registrieren

    3 Personen

  • Lose fotografieren

    2 Personen

  • Losbeschreibungen schreiben

    2 Personen

  • Parzellennummern zuweisen

    2 Personen

  • Losliste erstellen

  • Losliste drucken

  • Gebotskarten nummerieren

    2 Personen

  • Zahlungsformulare erstellen

  • Anmeldeliste vorbereiten

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Lose kontrollieren

    3 Personen

  • Lose verpacken

    3 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Lose ausstellen

    4 Personen

  • Schild für das Los aufhängen

    2 Personen

  • Podiumstisch aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofon bereitstellen

    2 Personen

  • Licht prüfen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Anmeldetisch besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Gebotskarten austeilen

    2 Personen

  • Lose erläutern

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Auktion eröffnen

  • Lose ausrufen

  • Gebote erfassen

    2 Personen

  • Lose zeigen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Pausensnacks auffüllen

    2 Personen

  • Verkaufsergebnisse notieren

    2 Personen

  • Zahlungen abwickeln

    3 Personen

  • Gewonnene Lose ausgeben

    3 Personen

  • Restbestände markieren

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Lose sicher verwahren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Reste inventarisieren

    2 Personen

  • Unbezahlte Parzellen nachfassen

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

  • Lose zurückgeben

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Zahlungsdaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • Podiumstisch
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Los-TischeAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 20
  • TablettsAnz. 8

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kartenterminal
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • GeldkassetteAnz. 2
  • TaschenrechnerAnz. 3
  • USB-SticksAnz. 2

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • SpülbeckenAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • Losnummernschild
  • RichtungsschilderAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 120
  • TischnummernAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • LoskartenAnz. 120

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • MülleimerAnz. 6
  • GummihandschuheAnz. 6

Papierwaren

  • GebotskartenAnz. 120
  • LoslistenAnz. 150
  • ZahlungsformulareAnz. 150
  • AnmeldeformulareAnz. 150
  • StifteAnz. 40
  • BleistifteAnz. 20
  • MarkerAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • EtikettenAnz. 300
  • KlemmbretterAnz. 10
  • UmschlägeAnz. 200
  • KassenbonsAnz. 3

Sonstiges

  • SeilAnz. 2
  • ScherenAnz. 6
  • CuttermesserAnz. 2
  • TragetaschenAnz. 150
  • VerpackungskartonsAnz. 50
  • LuftpolsterfolieAnz. 2
  • GeschenkbandAnz. 4
  • RollcontainerAnz. 4

Tipps

  • Lege den Auktionstermin und das Spenden- oder Finanzierungsziel mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Der Saal, der Auktionator und die Helfer lassen sich dann noch verbindlich einteilen.
  • Fordere die Lose frühzeitig an und fotografiere jedes Los, sobald es registriert ist. Eine eindeutige Parzellennummer und eine kurze Beschreibung verhindern Rückfragen während der Auktion.
  • Verschicke die Einladungen nicht ohne klare Regeln. Lege Anmeldeschluss, Gebotsablauf, Zahlungsart und Abholung der ersteigerten Lose spätestens 2 Wochen vor dem Termin schriftlich fest.
  • Bereite Registrierungstische, Anmeldeliste, nummerierte Gebotskarten und Zahlungsformulare getrennt vor. Rechne pro angemeldeter Person mit einer Gebotskarte und drucke etwa 10 Prozent zusätzliche Karten.
  • Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Verlängerungskabel mindestens 2 Stunden vor Beginn. Prüfe außerdem Kartenterminal, Stromversorgung und einen zweiten Zahlungsweg, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Auktionsabend organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Saal, Ziel und Auktionator. Spätestens 2 Wochen vor dem Abend sollten Einladungen, Regeln und Anmeldeschluss feststehen.
Wie viele Lose braucht man für einen Auktionsabend?
Eine feste Zahl gibt es nicht, aber jedes Los braucht eine Registrierungsnummer, ein Foto und eine Beschreibung. Erstelle die vollständige Losliste spätestens 7 Tage vor der Auktion und drucke sie danach nur noch für Änderungen neu.
Wie viele Helfer braucht man bei einer Auktion?
Plane mindestens 1 Person für die Anmeldung, 1 für Zahlungen, 1 für die Losausgabe und 1 für die Technik ein. Bei mehr als 50 Gästen sind zusätzliche Helfer für Registrierung und Ausgabe sinnvoll.
Wann soll die Technik beim Auktionsabend getestet werden?
Teste Mikrofon, Lautsprecher, Beamer und Laptop mindestens 2 Stunden vor dem Einlass. So bleibt Zeit, Kabel, Batterien oder Einstellungen zu ersetzen, ohne den Beginn zu verzögern.

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