Veilingavond organiseren: checklist en planning

Een veilingavond vraagt meer voorbereiding dan alleen kavels verzamelen. Je moet vóór de avond een zaal, veilingmeester, betaalwijze en duidelijke regels vastleggen. Ook de registratie, kavelnummers, biedkaarten en betalingsformulieren moeten klaarstaan voordat de eerste gasten binnenkomen. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen en controleer vooral techniek, betalingen en de overdracht van kavels.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg de veilingdatum en zaal minimaal 8 weken vooraf vast. Reserveer daarbij meteen een podiumtafel, registratietafels en aparte tafels waarop de kavels zichtbaar kunnen worden opgesteld.
Vraag kavels uiterlijk 4 weken voor de veiling op. Geef elk kavel een nummer, maak een foto en schrijf een korte beschrijving met eventuele voorwaarden, zodat de kavellijst niet op het laatste moment hoeft te worden gemaakt.
Test microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm minstens 2 uur voor aanvang. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar; een lege batterij of ontbrekende kabel vertraagt de hele veiling.
Maak per gast een genummerde biedkaart en betalingsformulier. Zet bij de registratie een inschrijflijst klaar en wijs minimaal 2 vrijwilligers toe: één voor aanmelden en één voor betalingen of kaveluitgifte.
Plan eten en drinken niet pas op de veilingdag. Verzamel dieetwensen bij de aanmelding, doe de boodschappen 1 dag vooraf en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en servies vóór de zaalopening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een veilingavond organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met de datum, zaal en veilingmeester. Reserveer de laatste 2 weken voor het verwerken van aanmeldingen, het afronden van de kavellijst en het testen van de techniek.
Hoeveel kavels heb ik nodig voor een veilingavond?: Dat hangt af van de beschikbare veilingtijd, maar reken op ongeveer 3 tot 5 minuten per kavel inclusief toelichting en betaling. Voor 2 uur veilen kom je daarmee uit op ongeveer 24 tot 40 kavels.
Wanneer moet de kavellijst klaar zijn?: Maak de definitieve kavellijst uiterlijk 7 dagen voor de veiling. Druk de lijst daarna af en controleer of alle kavelnummers, beschrijvingen en foto’s overeenkomen.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een veilingavond?: Plan minimaal 4 vrijwilligers bij een avond met registratie, biedingen en betalingen: 2 bij de ontvangst, 1 bij de veilingmeester en 1 voor betalingen of kaveluitgifte. Bij meer dan 50 gasten is 1 extra vrijwilliger verstandig.