Checklist para organizar una noche de subasta

Una noche de subasta necesita más que conseguir lotes y reunir a los asistentes. Primero hay que fijar el objetivo, reservar la sala y contratar al subastador; después vienen las inscripciones, las normas y la preparación detallada de cada lote. Esta checklist reúne 71 tareas y 73 materiales para que no llegues tarde con los números de lote, los formularios de pago o las pruebas de micrófono. Sigue el orden del plan y deja los últimos días para comprobar cantidades y responsabilidades.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sala
Fijar la fecha de la subasta
2 personas
Determinar el objetivo de la subasta
2 personas
Contratar al subastador
Registrar método de pago
2 personas
Crear formulario de inscripción
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar las normas de la subasta
Solicitar lotes
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Registrar los lotes
3 personas
Fotografiar las parcelas
2 personas
Redactar las descripciones de los lotes
2 personas
Asignar números de lote
2 personas
Preparar la lista de lotes
Imprimir la lista de lotes
Numerar las tarjetas de puja
2 personas
Preparar los formularios de pago
Preparar la lista de inscripción
Asignar voluntarios
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Hacer la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los lotes
3 personas
Empaquetar los lotes
3 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Abrir la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Exponer los lotes
4 personas
Colgar el cartel del lote
2 personas
Preparar la mesa del podio
2 personas
Preparar el micrófono
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas

Evento

Atender la mesa de inscripción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Repartir tarjetas de puja
2 personas
Explicar los lotes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Abrir la subasta
Ir cantando los lotes
Registrar pujas
2 personas
Mostrar los lotes
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Reponer los aperitivos del descanso
2 personas
Anotar los resultados de ventas
2 personas
Procesar pagos
3 personas
Entregar los lotes ganados
3 personas
Marcar los restos
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Almacenar los lotes de forma segura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Comprobar los baños
Inventariar los restos
2 personas
Llamar a los lotes impagados
2 personas
Transferir los ingresos
Devolver los lotes
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Archivar datos de pago

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mesa del escenario
Mesas de registrocant. 2
Mesas de lotescant. 6
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharascant. 120
Cucharonescant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejascant. 8

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Máquina de sellado
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Caja registradoracant. 2
Calculadorascant. 3
Memorias USBcant. 2

Cocina

Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 6
Jarras medidorascant. 2
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Mantelescant. 12
Panel de lote
Señales direccionalescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120
Números de mesacant. 12
Arreglos floralescant. 6
Tarjetas de lotecant. 120

Iluminación

Lámparas de mesacant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Catering

Compras

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Papelelerascant. 6
Guantes de gomacant. 6

Artículos de papel

Tarjetas de pujacant. 120
Listas de lotescant. 150
Formularios de pagocant. 150
Formularios de inscripcióncant. 150
Bolígrafoscant. 40
Lápicescant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Etiquetascant. 300
Portapapelescant. 10
Sobrescant. 200
Reciboscant. 3

Otros

Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Cúterescant. 2
Bolsas de manocant. 150
Cajas de embalajecant. 50
Plástico de burbujascant. 2
Cinta de regalocant. 4
Contenedores rodantescant. 4

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el objetivo antes de enviar invitaciones. Así podrás explicar claramente el propósito de la subasta y calcular cuántas mesas, sillas y voluntarios necesitas.
Empieza a solicitar los lotes con varias semanas de margen. Cada uno debe quedar registrado, fotografiado, descrito y asociado a un número antes de imprimir la lista para los asistentes.
Publica las normas junto con las invitaciones y registra el método de pago antes de abrir las inscripciones. Indica cuándo se paga, cómo se recogen los lotes y qué ocurre si alguien no completa el pago.
Prepara por separado la mesa de registro, la mesa de lotes y la mesa del escenario. Ten listas las tarjetas de puja numeradas, los formularios de pago y la lista de inscripción antes de que llegue el primer invitado.
Haz una prueba completa de música y micrófono antes del día de la subasta. Comprueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas, el portátil, los cables y las regletas en la sala donde se celebrará el evento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de subasta?: Empieza al menos 6 semanas antes: reserva la sala, fija la fecha, contrata al subastador y solicita los lotes. Deja los últimos 7 días para imprimir listas, numerar tarjetas y confirmar voluntarios.
¿Cuándo hay que preparar los lotes para una subasta?: Regístralos y asígnales un número como mínimo 2 semanas antes. Las fotografías, descripciones y lista final deben estar terminadas antes de imprimir el material de la noche.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche de subasta?: Asigna al menos 1 voluntario para el registro, 1 para los lotes y 1 para los pagos, además del subastador. Para más de 50 asistentes, añade una persona de apoyo por cada 25 invitados.
¿Qué equipo de sonido necesito para una subasta?: Prepara al menos 1 micrófono, altavoces y una mesa de mezclas; si la sala es grande, ten un segundo micrófono disponible. Haz la prueba de sonido entre 2 y 3 horas antes de abrir el registro.

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