Organiser une soirée concert sans rien oublier

Une soirée concert demande de coordonner les invités, les artistes, le lieu et la technique dans un ordre précis. Cette checklist rassemble les 54 tâches et 37 fournitures nécessaires, de la réservation de la salle aux derniers essais de son. Prévois aussi l’accueil des artistes, les besoins alimentaires et le vestiaire : ce sont souvent les détails réglés trop tard. Le jour J, garde le déroulé imprimé et réserve du temps pour tester chaque microphone, câble et haut-parleur.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Informer les artistes
Réserver le lieu
Vérifier les droits musicaux
Réserver le matériel de sonorisation
Commander le catering
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
Imprimer le déroulé
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer les haut-parleurs
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Présenter le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Passer de la musique entre les spectacles
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Rendre le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Débrancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Vérifier les stocks
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Portantsqté 2
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 70
Verresqté 80
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles d'instrumentsqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 8
Cartes de menuqté 8
Panneau d’accueil

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Sacs isothermesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Kit de lavage
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve le lieu et le matériel de sonorisation plusieurs semaines avant la soirée, puis vérifie les droits musicaux dès que la programmation est fixée. Sans cette confirmation, l’installation technique peut être prête mais l’événement bloqué.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions et transmets le nombre définitif au traiteur au moins 5 à 7 jours avant. Prévois également des assiettes, verres, couverts et plateaux de service en fonction du nombre confirmé.
Communique l’itinéraire et les possibilités de stationnement au moins 3 jours avant, surtout si les artistes transportent des instruments ou du matériel. Prépare leur accueil séparément et indique clairement où déposer les affaires.
Le jour J, ouvre le lieu au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Installe d’abord les tables, les chaises, le vestiaire et la zone du podium, puis branche les haut-parleurs, microphones, câbles et éclairages avant le test complet.
Mets les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et prévois des glacières ou des conteneurs à glace pour le service. Garde une personne disponible pendant les 30 dernières minutes pour les retouches, les artistes et les problèmes de branchement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée concert ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les artistes, traiter les inscriptions, vérifier les droits musicaux et commander le catering sans urgence.
Quand faut-il réserver la sonorisation pour une soirée concert ?: Réserve-la dès que le lieu et la programmation sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant. Prévois ensuite un test sur place au moins 2 heures avant l’arrivée des invités.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée concert ?: Compte au minimum 3 heures le jour J pour installer les tables, le vestiaire, le podium, les haut-parleurs, les microphones et l’éclairage. Ajoute 30 minutes pour un test sonore complet et les corrections.
Quand envoyer les invitations à une soirée concert ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la soirée et fixe une date limite d’inscription 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de confirmer les besoins alimentaires, le nombre de repas et la disposition de la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.