Concertfeest organiseren: checklist en planning

Een concertfeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en muziek. Je moet gasten, artiesten, locatie, rechten, catering en techniek op elkaar afstemmen. Begin met de gastenlijst en de optredens, leg daarna locatie en apparatuur vast en werk toe naar een getest draaiboek. Op de dag zelf draait veel om timing: de locatie openen, de geluidsinstallatie testen, de podiumzone vrijmaken en dranken op tijd koud zetten.

De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.

Tips

Leg optredens, speeltijden en aankomsttijden van artiesten uiterlijk enkele weken vooraf vast. Zo kun je de route, artiestenontvangst en soundcheck in één draaiboek verwerken.
Controleer de stroomvoorziening vóór je speakers, mengpaneel, microfoons en licht aansluit. Tel het aantal verlengsnoeren en stekkerdozen en test de volledige geluidsinstallatie minimaal 2 uur voor de eerste set.
Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef het definitieve aantal eters uiterlijk 3 tot 5 dagen voor het feest door aan de catering. Zet aparte serveerschalen en serveertangen klaar voor verschillende gerechten.
Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna garderobe en podiumzone, vervolgens speakers, microfoons en licht. Houd minstens 60 minuten over voor een volledige soundcheck.
Communiceer route en parkeren uiterlijk 3 dagen vooraf. Leg op de dag zelf een gedrukt draaiboek klaar en wijs één persoon aan die de opening, artiestenontvangst en tijd tussen optredens bewaakt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een concertfeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, gastenlijst, artiesten en geluidsapparatuur. Plan de laatste week voor dieetwensen, boodschappen, route-informatie en het definitieve draaiboek.
Wanneer moet ik de geluidsinstallatie testen op een concertfeest?: Test speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en licht minimaal 2 uur voor de eerste optreden. Reserveer daarna nog 30 minuten om storingen of ontbrekende aansluitingen op te lossen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een concertfeest?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet een deel vooraf koud en gebruik koelboxen of ijscontainers als de koelkastcapaciteit beperkt is.
Wanneer moet ik de gasten de route en parkeerinformatie sturen?: Stuur route- en parkeergegevens uiterlijk 3 dagen voor het concertfeest. Vermeld ook de ingang, openingstijd en eventuele informatie over garderobe of toegang.