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Konzertfest organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Konzertfest müssen Gästeliste, Auftritte, Technik und Bewirtung gleichzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Ort und Programm, danach Einladungen, Künstler und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem Bestätigungen, Musikrechte und ein genauer Ablaufplan. Am Veranstaltungstag brauchst du ausreichend Zeit für Bühne, Ton, Licht, Garderobe und Getränke. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Gästeliste erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Auftritte und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Künstler informieren

  • Location reservieren

  • Musikrechte prüfen

  • Tonanlage reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Künstlerempfang vorbereiten

  • Drehbuch ausdrucken

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Lautsprecher aufstellen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Licht anschließen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Buffet und Bar einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Jacken entgegennehmen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Musik zwischen den Auftritten abspielen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke ausschenken

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

  • Garderobe zurückgeben

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Audioausrüstung abkoppeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Bar und Küche reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

  • Bestand prüfen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 60
  • GarderobenständerAnz. 2
  • BarhockerAnz. 4

Geschirr

  • TellerAnz. 70
  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • LautsprecherstativeAnz. 2
  • InstrumentenkabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • SpeisekartenAnz. 8
  • Willkommensschild

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • KühltaschenAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischset
  • ReinigungshandschuheAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Auftritte und Zeiten mindestens 4 Wochen vorher fest und informiere alle Künstler schriftlich über Beginn, Aufbau, Anfahrt und Ansprechpartner.
  • Prüfe 2 bis 3 Wochen vor dem Konzertfest die Anmeldungen und Ernährungswünsche. Bestelle das Catering erst, wenn die Gästezahl möglichst zuverlässig ist.
  • Plane für Tonanlage, Mischpult, Mikrofone und Kabel einen Techniktest am Veranstaltungstag ein – idealerweise 2 Stunden vor dem Einlass.
  • Drucke das Drehbuch spätestens am Vortag aus und gib eine zusätzliche Kopie an die Person, die den Ablauf während des Festes koordiniert.
  • Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt. Richte außerdem Garderobe, Willkommensschild und Sitzplätze ein, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Konzertfest organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Location, Gästeliste und Programm. Künstler, Tonanlage und Catering sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
Wann sollte ich die Einladungen für ein Konzertfest verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist von 2 bis 3 Wochen. So bleiben dir noch mindestens 10 Tage, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Konzertfest?
Plane mindestens 3 Stunden für Tische, Stühle, Bühne, Lautsprecher, Mikrofone, Licht und Dekoration ein. Der Soundcheck sollte zusätzlich rund 60 Minuten vor dem Einlass stattfinden.
Was muss am Tag des Konzertfests zuerst erledigt werden?
Öffne die Location zuerst und kläre Strom, Bühnenbereich und Fluchtwege. Danach folgen Möbel, Tonanlage und Licht; Getränke solltest du spätestens 2 Stunden vor Beginn kalt stellen.

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