Checklist para organizar una fiesta concierto
Una fiesta concierto necesita dos planes coordinados: la recepción de los invitados y el trabajo técnico de los artistas. Esta checklist reúne 54 tareas y 37 elementos para avanzar en el orden correcto, desde la lista de invitados y las inscripciones hasta la prueba de sonido, el catering y la apertura del espacio. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como los derechos de música, el aparcamiento, los cables y las bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
Informar a los artistas
Reservar el lugar
Comprobar los derechos de música
Reservar equipo de sonido
Pedir el catering
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Preparar la recepción de artistas
Imprimir el plan de trabajo
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colocar los altavoces
2 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Recibir abrigos
2 personas
Presentar el programa
Coordinar las actuaciones
2 personas
Poner música entre actuaciones
Servir aperitivos
3 personas
Servir bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Devolver el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Desconectar el equipo de sonido
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el bar y la cocina
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los baños
Comprobar el inventario
Recoger los artículos prestados
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 60
- Percheroscant. 2
- Taburetes de barcant. 4
Vajilla
- Platoscant. 70
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 30
- Cubiertoscant. 70
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de instrumentoscant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Mantelescant. 8
- Cartas del menúcant. 8
- Cartel de bienvenida
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
- Cafetera
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Bolsas isotérmicascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Escoba y recogedorcant. 2
- Juego de fregona
- Guantes de limpiezacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la programación de actuaciones y horarios antes de informar a los artistas. Reserva al menos 30 minutos de margen entre pruebas, cambios de instrumentos y el inicio del concierto.
- Confirma las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con varios días de antelación. Revisa después la lista de la compra antes de hacerla.
- No esperes al día del evento para comprobar el sonido: reúne altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables y regletas, y haz una prueba completa antes de abrir la ubicación.
- Deja libre la zona del escenario antes de colocar mesas y sillas. Conecta primero los altavoces, micrófonos e iluminación para evitar mover el mobiliario cuando ya haya invitados.
- Enfría las bebidas con tiempo y prepara neveras portátiles y contenedores para hielo. El guardarropa, el cartel de bienvenida y la información sobre ruta y aparcamiento también deben estar listos antes de la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar el equipo de sonido para una fiesta concierto?
- Resérvalo al menos 3 o 4 semanas antes, especialmente si necesitas altavoces, mesa de mezclas, micrófonos y soportes. Programa una prueba completa el mismo día antes de recibir a los invitados.
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una fiesta concierto?
- Envíalas entre 3 y 6 semanas antes del evento. Deja una fecha límite para las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering.
- ¿Cuánto tiempo antes deben llegar los artistas?
- Indica una hora de llegada entre 2 y 3 horas antes del comienzo, para preparar la recepción de artistas, descargar instrumentos y probar el sistema de sonido. Comunica también la ruta y el aparcamiento con antelación.
- ¿Cuándo se deben enfriar las bebidas?
- Pon las bebidas a enfriar varias horas antes de abrir la ubicación; calcula al menos 4 horas si partes de bebidas a temperatura ambiente. Prepara además hielo y neveras portátiles para mantenerlas frías durante el concierto.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!