Organiser une soirée cabaret sans rien oublier
Une soirée cabaret demande de coordonner les artistes, la technique et l’accueil du public dans un même planning. Commence par confirmer la date et le lieu, puis réserve les artistes et recueille leurs besoins techniques. Les derniers jours servent surtout à finaliser les inscriptions, les repas, les boissons et les supports imprimés. Le jour même, prévois assez de temps pour monter la scène, régler le son et accueillir les intervenants avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations
Réserver les artistes
Recueillir les besoins techniques
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme et le planning
Partager les informations sur les artistes
Imprimer les programmes et la signalétique
2 personnes
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène et le fond de scène
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer l’éclairage de scène
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar et le vestiaire
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Vérifier les billets et les inscriptions
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Faire l'annonce d'ouverture
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Gérer le son pendant les spectacles
Servir les boissons et les en-cas de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
S’occuper des artistes
Annoncer le dernier numéro
Accompagner le public vers la sortie
2 personnes
Suivi
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Vider le bar et le buffet
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Démonter le mobilier et le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Vérifier et restituer le matériel technique
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 90
- Tablesqté 10
- Portantsqté 2
- Table de loge
- Chaises des vestiairesqté 6
Équipement
- Éléments de podiumqté 6
- Intervenants actifsqté 2
- Microphones sans filqté 3
- Pieds de microqté 3
- Mixeur audio
- Câbles audioqté 8
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de scèneqté 4
- Lampes de travailqté 2
Décoration
- Fond de scène
- Nappesqté 10
- Panneaux directionnelsqté 6
- Brochures du programmeqté 90
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 90
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machine à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
- Pince de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillière et seauqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve les artistes et le lieu dès que la date est confirmée : garde au moins 2 à 3 semaines pour recueillir les besoins techniques et alimentaires.
- Demande les contraintes alimentaires au moment des inscriptions, puis prépare une liste séparée pour le buffet afin de ne pas improviser les portions le jour même.
- Prévois l’ouverture du lieu au moins 3 heures avant l’accueil du public : le montage de la scène, de l’éclairage et du son prend du temps, surtout avec plusieurs microphones.
- Fais le test son après le raccordement de la console, des câbles et des microphones, et vérifie chaque intervenant avec son niveau de voix ou de musique réel.
- Refroidis les boissons quelques heures avant le début et installe séparément le bar, le vestiaire et la table d’inscription pour éviter les files à l’entrée.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée cabaret ?
- Prévois idéalement 4 à 6 semaines pour confirmer le lieu, réserver les artistes, envoyer les invitations et recueillir les informations techniques. Garde les 3 derniers jours pour les achats, les impressions et les derniers ajustements.
- Quand faut-il faire le test son d’une soirée cabaret ?
- Effectue le test son après le montage de la scène et le raccordement du matériel, idéalement 2 heures avant l’arrivée du public. Ajoute 30 minutes si plusieurs artistes utilisent des microphones ou des configurations différentes.
- Combien de boissons prévoir pour une soirée cabaret ?
- Compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau pour chaque artiste et pour le public, avec un peu de marge pour éviter une rupture pendant le spectacle.
- Quand imprimer le programme et la signalétique ?
- Finalise les textes au moins 3 jours avant la soirée, puis imprime les programmes et les panneaux directionnels. Garde quelques exemplaires supplémentaires, environ 10 % du nombre d’invités, pour les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
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