Checklist para organizar una noche de cabaret
Una noche de cabaret necesita más coordinación que una cena con actuaciones. Hay que cerrar la fecha y el lugar, confirmar a los artistas y convertir sus necesidades técnicas en un montaje concreto. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto, desde las reservas y las inscripciones hasta la prueba de sonido, el bar y la bienvenida del público. También incluye los preparativos que suelen quedarse para el último momento, como enfriar las bebidas, imprimir los programas y preparar el camerino.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Hacer reservas
Confirmar a los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Crear el programa y el horario
Compartir la información de los artistas
Imprimir programas y señalización
2 personas
Comprobar el stock y el material
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario y el fondo
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Instalar la iluminación del escenario
2 personas
Realizar la prueba de sonido
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el bar y el guardarropa
2 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Comprobar las entradas y las inscripciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Encargarse del anuncio de apertura
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Controlar el sonido durante las actuaciones
Servir bebidas y aperitivos en el descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Atender a los artistas
Anunciar la última actuación
Guiar al público hacia la salida
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Vaciar la barra y el buffet
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desmontar el mobiliario y los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Comprobar y devolver el equipo técnico
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Percheroscant. 2
- Mesa de camerino
- Sillas del vestuariocant. 6
Equipo
- Piezas de escenariocant. 6
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 4
- Lámparas de trabajocant. 2
Decoración
- Telón de fondo del escenario
- Mantelescant. 10
- Señales direccionalescant. 6
- Programascant. 90
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Abrebotellascant. 3
- Pinzas para servircant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma las necesidades técnicas de cada artista al menos 10 días antes: número de micrófonos, entradas de audio, iluminación y espacio necesario en el escenario. Así sabrás con tiempo si faltan cables, soportes o regletas.
- Cierra el programa y el horario entre 5 y 7 días antes. Reserva bloques concretos para la llegada de artistas, la prueba de sonido, la apertura de puertas y los cambios entre actuaciones.
- Haz la compra y revisa el material 2 días antes. Comprueba especialmente vasos, copas, agua para los artistas, abrebotellas, cables alargadores y pilas o alimentación para los micrófonos inalámbricos.
- Enfría las bebidas como mínimo 6 horas antes de abrir el bar y prepara los aperitivos con antelación. Si el público llega a la misma hora, deja el buffet, el registro y el guardarropa listos antes de recibir a la primera persona.
- Abre el local entre 3 y 4 horas antes del inicio. Monta primero el escenario, el fondo y la iluminación; después conecta el sonido, haz la prueba y coloca mesas, sillas, bar, guardarropa y señalización.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para reservar el lugar, confirmar a los artistas y enviar las invitaciones. Deja cerrados el programa, las necesidades técnicas y las preferencias dietéticas al menos 5 días antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un escenario de cabaret?
- Calcula entre 3 y 4 horas para montar el escenario, el fondo, la iluminación y el equipo de sonido. Añade al menos 45 minutos para la prueba de sonido y las correcciones antes de abrir las puertas.
- ¿Cuántas bebidas debo calcular para una noche de cabaret?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 bebida por persona por cada hora adicional. Añade agua y reserva una cantidad extra para los artistas y el equipo.
- ¿Cuándo debo imprimir los programas y la señalización?
- Imprímelos entre 2 y 3 días antes, cuando el horario y los nombres de los artistas ya estén confirmados. Guarda algunos ejemplares adicionales y coloca la señalización durante el montaje, antes de que llegue el público.
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