Checklist pour organiser une semaine de jeux de vacances

Une semaine de jeux de vacances demande plus qu’un programme d’activités. Il faut coordonner les inscriptions, les groupes d’enfants, les bénévoles, le matériel et les repas sur plusieurs jours. Cette checklist de 94 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au briefing quotidien. Vous y trouverez aussi les éléments souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les rallonges, les gourdes d’eau et le matériel de premiers secours.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
Élaborer le programme par jour
3 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de participants
3 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Commander le matériel d’activités
2 personnes
Commander à manger et à boire
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le déroulé et le plan
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Préparer le matériel par activité
5 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Préparer l'inscription et la liste de présence
2 personnes

Événement

Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing du jour
3 personnes
Enregistrer les enfants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Animer le jeu d’accueil
5 personnes
Encadrer l'atelier créatif du matin
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Encadrer les jeux sportifs
8 personnes
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing du jour
3 personnes
Enregistrer les enfants
4 personnes
Expliquer la chasse au trésor
5 personnes
Encadrer la chasse au trésor
10 personnes
Distribuer les fruits et les boissons
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Encadrer les activités nautiques
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing du jour
3 personnes
Enregistrer les enfants
4 personnes
Animer un jeu de musique et de danse
6 personnes
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
Animer les ateliers de théâtre
8 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Encadrer les représentations théâtrales
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing du jour
3 personnes
Enregistrer les enfants
4 personnes
Distribuer les matériaux de construction
4 personnes
Encadrer les activités de construction
10 personnes
Distribuer les boissons de la pause
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Encadrer les jeux de fête foraine
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
Accueillir les bénévoles
3 personnes
Faire le briefing du jour
3 personnes
Enregistrer les enfants
4 personnes
Encadrer les jeux de finale
10 personnes
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
6 personnes
Préparer la remise des prix
3 personnes
Assurer la remise des prix
5 personnes
Encadrer la fête de clôture
10 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Remettre les enfants en toute sécurité
5 personnes

Suivi

Ranger le site de la journée
6 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger le matériel au sec et en sécurité
3 personnes
Rincer le matériel
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Ranger l’espace de scène
5 personnes
Ranger le matériel de construction et de jeu
6 personnes
Vider complètement le lieu
8 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
5 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les objets trouvés
2 personnes
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 40

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 6
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Témoins de relaisqté 12
Balles d'eauqté 500
Balles épongeqté 30
Sets de badmintonqté 6
Filet de tir
Tapis de jeuqté 8

Activités manuelles

Tabliersqté 30
Sets de ciseaux pour enfantsqté 40
Pinceauxqté 50
Bols de mélangeqté 30
Nappes pour table de bricolageqté 12
Plaques de cartonqté 200
Pistolets à colleqté 8
Cartouches de colleqté 100
Marqueurs permanentsqté 40

Chasse au trésor

Cartes de chasse au trésorqté 40
Flèches de directionqté 30
Kits de tamponsqté 12
Loupesqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6
Distributeurs de crème solaireqté 4
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations plusieurs semaines avant le début de la semaine : vérifiez aussi les règles applicables à l’accueil d’enfants et aux activités prévues.
Clôturez les inscriptions avant de répartir les enfants en groupes. Demandez les besoins alimentaires au même moment afin de commander les repas et les boissons avec des quantités fiables.
Préparez un planning quotidien des bénévoles avec les horaires, les groupes et les responsabilités. Prévoyez un briefing de 10 à 15 minutes chaque matin avant l’enregistrement des enfants.
Rangez le matériel activité par activité dans des caisses séparées. Vérifiez notamment les ballons, les cônes, les tables, les chaises, les rallonges et les multiprises la veille.
Installez un accueil visible avec la liste de présence, les badges nominatifs, le déroulé et les panneaux indicateurs. Contrôlez la météo 24 heures avant chaque journée pour adapter les activités et les tentes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une semaine de jeux de vacances ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la première journée. Les autorisations, le recrutement des bénévoles, les inscriptions et la commande du matériel prennent davantage de temps que prévu.
Combien de temps avant faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 7 à 10 jours avant le début de la semaine. Vous aurez ainsi le temps de répartir les enfants, finaliser les listes de présence et ajuster les repas et les boissons.
Quand préparer le planning des bénévoles ?: Établissez une première version 2 semaines avant, puis confirmez-la 3 à 5 jours avant l’événement. Envoyez à chacun son horaire, son groupe et sa mission pour limiter les absences et les changements de dernière minute.
Que faut-il vérifier la veille de chaque journée ?: Vérifiez la météo, le matériel par activité, les tables et les chaises, l’eau, les repas, les badges et les documents d’accueil la veille au soir. Gardez au moins 30 minutes le matin pour l’installation et le briefing.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.