Organiser une semaine de jeux de vacances sans imprévu

Une semaine de jeux de vacances se prépare d’abord comme un calendrier, puis comme une succession de journées faciles à encadrer. Commencez par fixer les dates, le lieu et les autorisations, avant d’ouvrir les inscriptions. Répartissez ensuite les enfants par groupes, prévoyez les besoins alimentaires et attribuez chaque activité à des bénévoles identifiés. Les derniers jours servent surtout à vérifier le matériel, la météo, les listes et l’accueil du matin.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Gérer les autorisations et les déclarations
3
Élaborer le programme par jour
3 personnes
4
Recruter des bénévoles
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Répartir les groupes de participants
3 personnes
9
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
10
Commander le matériel d’activités
2 personnes
11
Commander à manger et à boire
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Faire les courses
3 personnes
14
Vérifier le matériel
3 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer le déroulé et le plan
17
Installer les tables et les chaises
6 personnes
18
Préparer le matériel par activité
5 personnes
19
Suspendre la décoration
4 personnes
20
Aménager la table d'accueil
2 personnes
21
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
22
Préparer l'inscription et la liste de présence
2 personnes

Événement

23
Accueillir les bénévoles
3 personnes
24
Faire le briefing du jour
3 personnes
25
Enregistrer les enfants
4 personnes
26
Distribuer les badges
2 personnes
27
Animer le jeu d’accueil
5 personnes
28
Encadrer l'atelier créatif du matin
8 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
31
Servir le déjeuner
6 personnes
32
Encadrer les jeux sportifs
8 personnes
33
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
34
Accueillir les bénévoles
3 personnes
35
Faire le briefing du jour
3 personnes
36
Enregistrer les enfants
4 personnes
37
Expliquer la chasse au trésor
5 personnes
38
Encadrer la chasse au trésor
10 personnes
39
Distribuer les fruits et les boissons
3 personnes
40
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
41
Servir le déjeuner
6 personnes
42
Encadrer les activités nautiques
8 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
45
Accueillir les bénévoles
3 personnes
46
Faire le briefing du jour
3 personnes
47
Enregistrer les enfants
4 personnes
48
Animer un jeu de musique et de danse
6 personnes
49
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
50
Animer les ateliers de théâtre
8 personnes
51
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
52
Servir le déjeuner
6 personnes
53
Encadrer les représentations théâtrales
8 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
56
Accueillir les bénévoles
3 personnes
57
Faire le briefing du jour
3 personnes
58
Enregistrer les enfants
4 personnes
59
Distribuer les matériaux de construction
4 personnes
60
Encadrer les activités de construction
10 personnes
61
Distribuer les boissons de la pause
3 personnes
62
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
63
Servir le déjeuner
6 personnes
64
Encadrer les jeux de fête foraine
10 personnes
65
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
66
Superviser la clôture de la journée
4 personnes
67
Accueillir les bénévoles
3 personnes
68
Faire le briefing du jour
3 personnes
69
Enregistrer les enfants
4 personnes
70
Encadrer les jeux de finale
10 personnes
71
Distribuer les snacks de pause
3 personnes
72
Installer le buffet du déjeuner
4 personnes
73
Servir le déjeuner
6 personnes
74
Préparer la remise des prix
3 personnes
75
Assurer la remise des prix
5 personnes
76
Encadrer la fête de clôture
10 personnes
77
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
78
Remettre les enfants en toute sécurité
5 personnes

Suivi

79
Ranger le site de la journée
6 personnes
80
Collecter et trier les déchets
3 personnes
81
Ranger le matériel au sec et en sécurité
3 personnes
82
Rincer le matériel
4 personnes
83
Collecter et trier les déchets
3 personnes
84
Ranger l’espace de scène
5 personnes
85
Ranger le matériel de construction et de jeu
6 personnes
86
Vider complètement le lieu
8 personnes
87
Laver la vaisselle et le matériel
5 personnes
88
Évacuer les déchets
3 personnes
89
Nettoyer le lieu
5 personnes
90
Inventorier le matériel
3 personnes
91
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
92
Ranger le stock restant
2 personnes
93
Rendre les objets trouvés
2 personnes
94
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables de buffetqté 4
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 3
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 200
Panneaux indicateursqté 12
Étiquettes de prixqté 40

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 6
Bidons d'eauqté 6
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 8
Ballons de basketqté 4
Volley-ballqté 4
Cônesqté 40
Cerceauxqté 20
Cordes à sauterqté 20
Témoins de relaisqté 12
Balles d'eauqté 500
Balles épongeqté 30
Sets de badmintonqté 6
Filet de tir
Tapis de jeuqté 8

Activités manuelles

Tabliersqté 30
Sets de ciseaux pour enfantsqté 40
Pinceauxqté 50
Bols de mélangeqté 30
Nappes pour table de bricolageqté 12
Plaques de cartonqté 200
Pistolets à colleqté 8
Cartouches de colleqté 100
Marqueurs permanentsqté 40

Chasse au trésor

Cartes de chasse au trésorqté 40
Flèches de directionqté 30
Kits de tamponsqté 12
Loupesqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6
Distributeurs de crème solaireqté 4
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balayette et pelleqté 4
Balaisqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Construisez le programme jour par jour avant d’envoyer les invitations. Prévoyez des créneaux réalistes, avec un temps de transition entre deux activités et une solution de repli en cas de pluie.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le début. Vous aurez ainsi le temps de répartir les enfants, de recueillir les allergies ou régimes alimentaires et d’imprimer les listes de présence.
Préparez le planning des bénévoles par journée et par activité, puis organisez un briefing de 10 à 15 minutes chaque matin. Précisez qui accueille, qui encadre chaque groupe et qui gère les urgences.
Regroupez le matériel dans une caisse par activité et vérifiez chaque caisse la veille. Les ballons, cônes, rallonges, multiprises et enceintes sont souvent disponibles, mais pas au bon endroit ou pas en état de fonctionner.
Installez l’accueil avant l’arrivée des enfants : badges, liste de présence, panneaux indicateurs, eau et trousse de premiers secours doivent être accessibles dès 15 minutes avant l’ouverture. Gardez aussi un exemplaire imprimé du programme et du plan.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il préparer une semaine de jeux de vacances ?: Commencez l’organisation au moins 6 à 8 semaines avant le premier jour. Les autorisations, les inscriptions, le recrutement des bénévoles et la commande du matériel prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez-les idéalement 7 jours avant le début de la semaine. Ce délai permet de constituer les groupes, de noter les besoins alimentaires et de préparer les badges et listes de présence.
Combien de bénévoles prévoir pour une semaine de jeux ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole référent par groupe, puis ajoutez une personne pour l’accueil et une personne volante lorsque plusieurs activités se déroulent en parallèle. Faites le planning 5 à 7 jours avant le début.
Quand vérifier le matériel et la météo ?: Faites une vérification complète du matériel la veille de chaque journée et consultez les prévisions météo 24 à 48 heures à l’avance. Préparez une activité intérieure dès qu’une partie du programme dépend de l’extérieur.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.