Checklist pour organiser un après-midi pour enfants
Un après-midi pour enfants demande plus qu’un programme d’activités. Il faut suivre les inscriptions, connaître les besoins alimentaires, prévoir les contacts d’urgence et répartir les accompagnateurs avant le jour J. Les jeux, les ateliers créatifs, la musique et le goûter doivent ensuite être préparés par espaces. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations et invitations jusqu’à l’installation des tables, des chaises et du matériel sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la salle
Élaborer le programme
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Composer les kits de loisirs créatifs
3 personnes
Établir le programme musical
Préparer les étiquettes nominatives
Créer le tableau des activités
Imprimer la répartition des groupes
Acheter du stock d’articles non périssables
2 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
Événement
Enregistrer les enfants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
Animer le tour de jeu
6 personnes
Servir les boissons et les fruits
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer l’activité de bricolage
6 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Encadrer les jeux en plein air
6 personnes
Animer la mini-disco pour enfants
4 personnes
Enregistrer les parents lors du retrait
3 personnes
Servir le dernier verre
3 personnes
Vérifier les enfants et les objets trouvés
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Nettoyer les glacières et les bacs
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 70
- Porte-manteauqté 2
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Couverts réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 20
- Louches à soupeqté 4
Cuisine
- Plateaux de serviceqté 8
- Petits bolsqté 12
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 4
- Louchesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machine à café
- Enceinte portableqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 8
- Cerceauxqté 10
- Balles souplesqté 12
- Corde de tir à la corde
Décoration
- Ballonsqté 150
- Pompe à ballonsqté 2
- Guirlandesqté 10
- Nappesqté 8
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Organisation
- Étiquettes nominativesqté 80
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Papier d’impressionqté 100
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 4
Activités manuelles
- Crayons de couleurqté 60
- Feutresqté 60
- Crayons de cireqté 40
- Pinceaux pour enfantsqté 30
- Tabliers de peintureqté 20
- Ciseaux pour enfantsqté 20
- Bâtons de colleqté 30
- Papier de couleurqté 500
- Carton à bricolageqté 100
- Autocollants de bricolageqté 10
- Peinture au doigtqté 12
- Tabliersqté 20
Sécurité
- Trousse de premiers secours
- Lampes de pocheqté 4
Nettoyage
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les inscriptions et les autorisations : fixez une date limite de réponse, puis demandez pour chaque enfant un contact d’urgence et les besoins alimentaires.
- Préparez le déroulé par tranches horaires et répartissez les accompagnateurs avant d’imprimer les groupes. Prévoyez un adulte référent par espace d’activité.
- Composez les kits créatifs et vérifiez les jeux plusieurs jours à l’avance. Comptez aussi les ballons, cônes, cerceaux et cordes pour éviter de découvrir un manque au moment de l’installation.
- Achetez les produits non périssables en premier, puis les produits frais la veille. Mettez les boissons au frais suffisamment tôt et préparez les en-cas avant l’arrivée des enfants.
- Réservez un temps d’installation d’au moins 60 minutes : tables, chaises, vestiaire, zones d’activités, décoration, son et vidéoprojecteur doivent être testés avant l’accueil.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un après-midi pour enfants ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 à 10 jours avant afin de finaliser les groupes, l’encadrement et les besoins alimentaires.
- Combien d’accompagnateurs prévoir pour un après-midi d’enfants ?
- Prévoyez au minimum 1 accompagnateur pour 8 à 10 enfants, puis adaptez selon l’âge et les activités. Pour les ateliers ou jeux en plusieurs espaces, désignez un adulte responsable de chaque groupe.
- Quand préparer le goûter et les boissons ?
- Achetez les produits frais la veille et préparez les en-cas le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée. Placez les boissons au frais au moins 4 heures à l’avance si les glacières doivent les refroidir.
- Combien de temps faut-il pour installer la salle ?
- Bloquez au moins 60 minutes avant le début, et 90 minutes si vous utilisez un vidéoprojecteur ou une enceinte. Gardez 15 minutes supplémentaires pour tester les rallonges, les multiprises et le matériel audio.
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