Ferien-Spielewoche organisieren: die komplette Checkliste

Eine Ferien-Spielewoche braucht mehr Vorbereitung als nur ein gutes Programm. Lege zuerst Termin und Ort fest, kläre Genehmigungen und teile die Kinder später nach Gruppen ein. Danach folgen Helferplan, Anmeldungen, Material, Verpflegung und die Vorbereitung vor Ort. Diese Checkliste führt dich durch die 94 Aufgaben und hilft dir, typische Engpässe bei Betreuung, Aktivitätsmaterial und Empfang rechtzeitig zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
Tagesprogramm ausarbeiten
3 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmergruppen einteilen
3 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Materialien für Aktivitäten bestellen
2 Personen
Essen und Getränke bestellen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Ablaufplan und Lageplan ausdrucken
Tische und Stühle bereitstellen
6 Personen
Materialien pro Aktivität bereitlegen
5 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Erste-Hilfe- und Sicherheitsmaterial bereitstellen
2 Personen
Anmeldung und Anwesenheitsliste bereitstellen
2 Personen

Event

Freiwillige empfangen
3 Personen
Tagesbriefing geben
3 Personen
Kinder registrieren
4 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensspiel betreuen
5 Personen
Bastelvormittag begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Sportspiele begleiten
8 Personen
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
Freiwillige empfangen
3 Personen
Tagesbriefing geben
3 Personen
Kinder registrieren
4 Personen
Schnitzeljagd erklären
5 Personen
Schnitzeljagd begleiten
10 Personen
Obst und Getränke ausgeben
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Wasseraktivitäten begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
Freiwillige empfangen
3 Personen
Tagesbriefing geben
3 Personen
Kinder registrieren
4 Personen
Musik- und Tanzspiel begleiten
6 Personen
Pausensnacks verteilen
3 Personen
Theaterworkshops betreuen
8 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Theateraufführungen begleiten
8 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
Freiwillige empfangen
3 Personen
Tagesbriefing geben
3 Personen
Kinder registrieren
4 Personen
Baumaterialien ausgeben
4 Personen
Bauaktivitäten begleiten
10 Personen
Pausengetränke ausgeben
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Jahrmarktsspiele betreuen
10 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Tagesabschluss begleiten
4 Personen
Freiwillige empfangen
3 Personen
Tagesbriefing geben
3 Personen
Kinder registrieren
4 Personen
Finalspiele betreuen
10 Personen
Pausensnacks verteilen
3 Personen
Mittagsbuffet aufbauen
4 Personen
Mittagessen servieren
6 Personen
Preisverleihung vorbereiten
3 Personen
Preisverleihung durchführen
5 Personen
Abschlussfeier begleiten
10 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kinder sicher übergeben
5 Personen

Nachbereitung

Tageslocation aufräumen
6 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Materialien trocken und sicher lagern
3 Personen
Materialien ausspülen
4 Personen
Abfall sammeln und trennen
3 Personen
Bühnenbereich aufräumen
5 Personen
Bau- und Spielmaterial aufräumen
6 Personen
Ort vollständig leer räumen
8 Personen
Geschirr und Materialien abwaschen
5 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
3 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundsachen zurückbringen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 12
StühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
BuffetischeAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 220
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpeAnz. 3
TischdeckenAnz. 12
NamensschilderAnz. 200
WegweiserAnz. 12
PreisbänderAnz. 40

Ausstattung

Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WasserkanisterAnz. 6
Megafon

Sportmaterial

FußbälleAnz. 8
BasketbälleAnz. 4
VolleyballAnz. 4
KegelAnz. 40
ReifenAnz. 20
SpringseileAnz. 20
StaffelstäbeAnz. 12
WasserballonsAnz. 500
SchwammkugelnAnz. 30
BadmintonsätzeAnz. 6
Schleppnetz
SpielmattenAnz. 8

Basteln

SchürzenAnz. 30
KinderscherenAnz. 40
PinselAnz. 50
MischschalenAnz. 30
BasteltischdeckenAnz. 12
KartonplattenAnz. 200
HeißklebepistolenAnz. 8
HeißklebestifteAnz. 100
PermanentmarkerAnz. 40

Schnitzeljagd

Schnitzeljagd-KartenAnz. 40
WegweiserAnz. 30
StempelsetsAnz. 12
LupeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 20
TaschenlampenAnz. 6
SonnenschutzspenderAnz. 4
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
WischmopsAnz. 6
EimerAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Starte mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Ort und Genehmigungen. So bleibt Zeit, falls eine Meldung oder die Nutzung des Geländes Rückfragen auslöst.
Plane die Anmeldungen mit einer festen Frist, idealerweise 10 bis 14 Tage vor Beginn. Erfasse dabei Allergien, Ernährungswünsche und eine erreichbare Kontaktperson.
Teile die Kinder erst nach Ende der Anmeldefrist in Gruppen ein und erstelle danach den Helferplan. Rechne für jede Aktivität mit einer klar benannten Betreuung und einer Reserve für Pausen oder Ausfälle.
Bestelle Aktivitätsmaterial und Verpflegung spätestens 7 Tage vorher. Prüfe die vorhandenen Bälle, Kegel, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Kühlboxen nochmals beim Einkauf.
Bereite am Vortag Namensschilder, Anwesenheitsliste, Ablauf- und Lageplan vor. Richte Empfangstisch, Erste-Hilfe-Material, Wegweiser und die Materialien für jede Aktivität getrennt bereit, damit der Start nicht mit Suchen beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Ferien-Spielewoche anmelden?: Kläre Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem ersten Tag. Für die Teilnehmeranmeldung setzt du zusätzlich eine Frist von etwa 10 bis 14 Tagen vorher, damit Gruppen und Verpflegung planbar sind.
Wann soll ich die Kinder für die Ferien-Spielewoche einteilen?: Teile die Teilnehmer nach Ablauf der Anmeldefrist ein, normalerweise 7 bis 10 Tage vor Beginn. Dann kennst du die Gruppengröße, Altersstufen und Ernährungswünsche und kannst das Programm passend vorbereiten.
Wie viele Helfer brauche ich für eine Ferien-Spielewoche?: Plane pro betreuter Gruppe mindestens eine feste verantwortliche Person und zusätzlich eine Reserve für Pausen, Wege und Ausfälle ein. Den endgültigen Helferplan solltest du spätestens 7 Tage vorher verschicken und am ersten Tag kurz besprechen.
Was muss am Tag vor der Ferien-Spielewoche vorbereitet werden?: Lege am Vortag Namensschilder, Anwesenheitsliste, Ablaufplan, Lageplan und die Materialien je Aktivität bereit. Stelle außerdem Tische, Stühle, Empfang, Sicherheitsmaterial sowie Getränke- und Kühlmöglichkeiten so auf, dass die Registrierung pünktlich beginnen kann.

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