Checklist para organizar una semana de juegos de vacaciones

Organizar una Semana de juegos de vacaciones requiere coordinar actividades, grupos, voluntarios, comidas y materiales durante varios días. Empieza por fijar la fecha y el lugar, comprobar permisos y cerrar un programa diario antes de abrir las inscripciones. Después podrás repartir a los participantes, preparar los turnos y encargar lo necesario para cada actividad. Esta checklist reúne el trabajo previo y la preparación del espacio para que el primer día no dependa de improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
Desarrollar el programa por día
3 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de participantes
3 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Encargar materiales para actividades
2 personas
Pedir comida y bebida
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa y el plano
Montar mesas y sillas
6 personas
Preparar los materiales por actividad
5 personas
Colgar la decoración
4 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Preparar la inscripción y la lista de asistencia
2 personas

Evento

Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar el briefing diario
3 personas
Registrar a los niños
4 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Guiar el juego de bienvenida
5 personas
Coordinar la mañana de manualidades
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
6 personas
Coordinar juegos deportivos
8 personas
Coordinar el cierre del día
4 personas
Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar el briefing diario
3 personas
Registrar a los niños
4 personas
Explicar la búsqueda del tesoro
5 personas
Guiar la búsqueda del tesoro
10 personas
Repartir fruta y bebidas
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
6 personas
Guiar las actividades acuáticas
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el cierre del día
4 personas
Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar el briefing diario
3 personas
Registrar a los niños
4 personas
Coordinar el juego de música y baile
6 personas
Repartir los aperitivos del descanso
3 personas
Guiar los talleres de teatro
8 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
6 personas
Guiar las representaciones teatrales
8 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el cierre del día
4 personas
Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar el briefing diario
3 personas
Registrar a los niños
4 personas
Repartir materiales de construcción
4 personas
Acompañar las actividades de construcción
10 personas
Repartir las bebidas del descanso
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
6 personas
Coordinar los juegos de feria
10 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el cierre del día
4 personas
Recibir a los voluntarios
3 personas
Dar el briefing diario
3 personas
Registrar a los niños
4 personas
Acompañar los partidos de la final
10 personas
Repartir los aperitivos del descanso
3 personas
Montar el bufé de almuerzo
4 personas
Servir el almuerzo
6 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Gestionar la entrega de premios
5 personas
Dirigir la fiesta de clausura
10 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Entregar a los niños de forma segura
5 personas

Seguimiento

Recoger la sede de la jornada
6 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Guardar los materiales secos y seguros
3 personas
Enjuagar los materiales
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Despejar la zona del escenario
5 personas
Recoger el material de construcción y de juego
6 personas
Desmontar completamente el lugar
8 personas
Lavar la vajilla y los materiales
5 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Inventariar materiales
3 personas
Devolver el material prestado
3 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Devolver los objetos perdidos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Mesas de buffetcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bomba para globoscant. 3
Mantelescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 200
Carteles direccionalescant. 12
Etiquetas de preciocant. 40

Equipo

Altavoces portátilescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bidones de aguacant. 6
Megáfono

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 8
Balones de baloncestocant. 4
Voleibolcant. 4
Conoscant. 40
Aroscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 20
Testigos de relevocant. 12
Globos de aguacant. 500
Esponjascant. 30
Sets de bádmintoncant. 6
Red de arrastre
Tapetes de juegocant. 8

Manualidades

Delantalescant. 30
Tijeras infantilescant. 40
Pincelescant. 50
Recipientes para mezclarcant. 30
Manteles para manualidadescant. 12
Cartonescant. 200
Pistolas de pegamentocant. 8
Barras de pegamentocant. 100
Marcadores permanentescant. 40

Búsqueda del tesoro

Tarjetas de búsqueda del tesorocant. 40
Flechas de rutacant. 30
Sets de selloscant. 12
Lupascant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Chalecos reflectantescant. 20
Linternascant. 6
Dispensadores de protector solarcant. 4
Cinta de balizamientocant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Recogedor y escobacant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa diario antes de enviar las invitaciones: indica horarios, actividades, grupos y cualquier información que las familias necesiten para inscribirse.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas a quien gestione la comida. Haz el pedido con varios días de margen y confirma las cantidades antes de comprar.
Prepara un turno de voluntarios para cada día y reserva tiempo para un briefing diario. Al recibirles, explica grupos, horarios, normas de seguridad y qué hacer si falta material.
Separa los materiales por actividad en cajas de almacenamiento y compruébalos antes del montaje. Así no tendrás que buscar balones, conos o material deportivo mientras los niños esperan.
Prepara la recepción antes de que llegue el primer participante: lista de asistencia, tarjetas de nombre, programa, plano y carteles direccionales. Revisa también la previsión meteorológica y deja listas las carpas si se prevé actividad exterior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Semana de juegos de vacaciones?: Empieza al menos 4 semanas antes para fijar fecha y lugar, gestionar permisos, reclutar voluntarios y enviar invitaciones. Deja los últimos 3 a 5 días para compras, comprobación de materiales y preparación del espacio.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una semana de juegos?: Abre las inscripciones cuando el programa diario y los horarios básicos estén definidos, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra el registro al menos 5 días antes para dividir los grupos y preparar la lista de asistencia.
¿Cuántos voluntarios necesito para organizar las actividades?: Calcula la cobertura por grupo y actividad, con al menos una persona responsable de cada grupo durante cada franja horaria. Prepara los turnos con 2 o 3 días de antelación y añade sustitutos para cubrir ausencias.
¿Cuándo hay que preparar el material de cada actividad?: Comprueba todo el material entre 2 y 3 días antes y prepara una caja independiente por actividad. El día anterior, deja montadas la recepción, las mesas, las sillas, la señalización y los materiales que no dependan del tiempo.

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