Checklist voor een goed georganiseerde vakantiespelweek

Een vakantiespelweek vraagt meer voorbereiding dan alleen activiteiten bedenken. Je regelt vooraf de locatie, eventuele vergunningen, inschrijvingen, vrijwilligers en een programma per dag. Daarna moeten deelnemersgroepen, roosters, eten, drinken en materialen op elkaar aansluiten. Deze checklist helpt je de 94 taken in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de eerste ochtend alleen nog hoeft te ontvangen, registreren en briefen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen en meldingen regelen
Programma per dag uitwerken
3 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersgroepen indelen
3 personen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Activiteitenmaterialen bestellen
2 personen
Eten en drinken bestellen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Draaiboek en plattegrond printen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Materialen per activiteit klaarleggen
5 personen
Versiering ophangen
4 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Inschrijving en aanwezigheidslijst klaarzetten
2 personen

Event

Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Dagbriefing geven
3 personen
Kinderen registreren
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstspel begeleiden
5 personen
Knutselochtend begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Lunch serveren
6 personen
Sportspellen begeleiden
8 personen
Dagafsluiting begeleiden
4 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Dagbriefing geven
3 personen
Kinderen registreren
4 personen
Speurtocht uitleggen
5 personen
Speurtocht begeleiden
10 personen
Fruit en drinken uitdelen
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Lunch serveren
6 personen
Wateractiviteiten begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dagafsluiting begeleiden
4 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Dagbriefing geven
3 personen
Kinderen registreren
4 personen
Muziek- en dansspel begeleiden
6 personen
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
Theaterworkshops begeleiden
8 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Lunch serveren
6 personen
Toneelvoorstellingen begeleiden
8 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dagafsluiting begeleiden
4 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Dagbriefing geven
3 personen
Kinderen registreren
4 personen
Bouwmaterialen uitdelen
4 personen
Bouwactiviteiten begeleiden
10 personen
Pauzedrankjes uitdelen
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Lunch serveren
6 personen
Kermisspellen begeleiden
10 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Dagafsluiting begeleiden
4 personen
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
Dagbriefing geven
3 personen
Kinderen registreren
4 personen
Finalespellen begeleiden
10 personen
Pauzesnacks uitdelen
3 personen
Lunchbuffet opbouwen
4 personen
Lunch serveren
6 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking verzorgen
5 personen
Slotfeest begeleiden
10 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kinderen veilig overdragen
5 personen

Nazorg

Daglocatie opruimen
6 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Materialen droog en veilig opbergen
3 personen
Materialen schoonspoelen
4 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Podiumruimte opruimen
5 personen
Bouw- en spelmateriaal opruimen
6 personen
Locatie volledig leegruimen
8 personen
Servies en materialen afwassen
5 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
3 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Opbergkrattenaantal 20

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Besteksetsaantal 220
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonpompaantal 3
Tafelkledenaantal 12
Naamkaartjesaantal 200
Pijlbordenaantal 12
Prijslintjesaantal 40

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Koelboxenaantal 6
Waterjerrycansaantal 6
Megafon

Sportmateriaal

Voetballenaantal 8
Basketballenaantal 4
Volleybalaantal 4
Pionnenaantal 40
Hoepelsaantal 20
Springtouwenaantal 20
Estafettestokkenaantal 12
Waterballonnenaantal 500
Sponsballenaantal 30
Badmintonsetsaantal 6
Treknet
Spelmattenaantal 8

Knutselen

Schortenaantal 30
Kinderschaarsetsaantal 40
Verfkwastenaantal 50
Mengbakjesaantal 30
Knutseltafelkledenaantal 12
Kartonplatenaantal 200
Lijmpistolenaantal 8
Lijmpatronenaantal 100
Permanente stiftenaantal 40

Speurtocht

Speurtochtkaartenaantal 40
Routepijlenaantal 30
Stempelsetsaantal 12
Vergrootglazenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 20
Zaklampenaantal 6
Zonnebranddispensersaantal 4
Afzetlintaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Stoffer en blikaantal 4
Bezemsaantal 4
Dweilenaantal 6
Emmersaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Controleer direct of je voor activiteiten, tenten of gebruik van de locatie een vergunning of melding nodig hebt.
Werk per dag een programma met tijden, verantwoordelijke vrijwilligers en benodigd materiaal uit. Plan naast activiteiten ook minstens 15 minuten voor wisselen, drinken en onverwachte vertraging.
Open de inschrijving zodra het programma en de praktische informatie klaar zijn. Vraag meteen naar dieetwensen, contactgegevens en relevante veiligheidsinformatie; verwerk de aanmeldingen daarna in vaste deelnemersgroepen.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 2 weken vooraf en deel per groep een hoofdverantwoordelijke in. Plan op elke dag een briefing van 10 tot 15 minuten voordat kinderen worden geregistreerd.
Controleer materialen en techniek de dag ervoor. Leg sportmateriaal, naamkaartjes, pijlborden, EHBO-materiaal en de aanwezigheidslijst per onderdeel klaar en test speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vakantiespelweek organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Start de inschrijving uiterlijk 4 tot 6 weken voor de eerste dag, zodat je groepen en vrijwilligers op tijd kunt indelen.
Hoe maak je een vrijwilligersrooster voor een vakantiespelweek?: Maak het rooster ongeveer 2 weken vooraf, op basis van de deelnemersgroepen en het programma per dag. Zet per groep minstens één verantwoordelijke vrijwilliger en plan dagelijks 10 tot 15 minuten voor de briefing.
Wat moet je de dag voor een vakantiespelweek klaarzetten?: Controleer alle activiteitenmaterialen, richt de ontvangsttafel in en leg naamkaartjes, aanwezigheidslijsten, EHBO-materiaal en het draaiboek klaar. Zet tafels, stoelen en materialen per activiteit zo veel mogelijk al klaar en controleer de weersverwachting.
Wanneer moet je eten en drinken voor een vakantiespelweek bestellen?: Bestel houdbare producten ongeveer 1 tot 2 weken vooraf en bevestig verse boodschappen 2 tot 3 dagen voor de start. Gebruik de definitieve deelnemersaantallen en verzamelde dieetwensen om verspilling en ontbrekende porties te voorkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.