Organiser un après-midi pour enfants sans rien laisser au hasard

Pour réussir un après-midi pour enfants, commencez par connaître le nombre d’inscrits, leurs besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Réservez ensuite la salle, construisez un programme alternant activités calmes et jeux physiques, puis répartissez les accompagnateurs par groupe. La veille, préparez les kits créatifs, les étiquettes et le goûter ; le jour même, installez les espaces avant l’arrivée des enfants. Prévoyez une marge pour les retards et les changements de groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
2 personnes
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Réserver la salle
5
Élaborer le programme
2 personnes
6
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
7
Vérifier les autorisations
2 personnes
8
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
9
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
10
Composer les kits de loisirs créatifs
3 personnes
11
Établir le programme musical
12
Préparer les étiquettes nominatives
13
Créer le tableau des activités
14
Imprimer la répartition des groupes
15
Acheter du stock d’articles non périssables
2 personnes
16
Nettoyer les glacières
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Acheter des produits frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Aménager les espaces d’activités
4 personnes
23
Suspendre la décoration
3 personnes
24
Raccorder le matériel audio
2 personnes
25
Dresser les tables
3 personnes
26
Installer la table d’inscription
2 personnes
27
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

28
Enregistrer les enfants
3 personnes
29
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
30
Donner les consignes d’accueil
2 personnes
31
Animer le tour de jeu
6 personnes
32
Servir les boissons et les fruits
4 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Encadrer l’activité de bricolage
6 personnes
35
Mettre le buffet en place
4 personnes
36
Servir le dîner
5 personnes
37
Encadrer les jeux en plein air
6 personnes
38
Animer la mini-disco pour enfants
4 personnes
39
Enregistrer les parents lors du retrait
3 personnes
40
Servir le dernier verre
3 personnes
41
Vérifier les enfants et les objets trouvés
3 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
4 personnes
43
Faire la vaisselle
3 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
45
Nettoyer le lieu
4 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Emballer les restes
2 personnes
48
Rapporter le matériel
3 personnes
49
Nettoyer les glacières et les bacs
2 personnes
50
Rendre les objets trouvés
51
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 70
Porte-manteauqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 20
Louches à soupeqté 4

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Enceinte portableqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Cerceauxqté 10
Balles souplesqté 12
Corde de tir à la corde

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Nappesqté 8
Guirlandes lumineuses LEDqté 4

Organisation

Étiquettes nominativesqté 80
Marqueurs indélébilesqté 12
Papier d’impressionqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4

Activités manuelles

Crayons de couleurqté 60
Feutresqté 60
Crayons de cireqté 40
Pinceaux pour enfantsqté 30
Tabliers de peintureqté 20
Ciseaux pour enfantsqté 20
Bâtons de colleqté 30
Papier de couleurqté 500
Carton à bricolageqté 100
Autocollants de bricolageqté 10
Peinture au doigtqté 12
Tabliersqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de recueillir les allergies, les besoins alimentaires et un numéro d’urgence pour chaque enfant.
Construisez le programme par séquences de 30 à 45 minutes, en alternant activité créative, jeu sportif et pause. Gardez au moins 15 minutes de battement sur l’après-midi pour absorber les retards.
Répartissez les accompagnateurs avant d’imprimer les groupes et les étiquettes nominatives. Prévoyez un adulte référent par groupe et transmettez-lui les contacts d’urgence avant l’accueil.
Préparez les kits de loisirs créatifs et vérifiez le matériel sportif la veille. Comptez les ballons, cônes, cerceaux, cordes et balles souples avant de charger le matériel.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas le jour même. Installez les tables, chaises, poubelles et espaces d’activités avant l’ouverture, plutôt que pendant l’arrivée des familles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi pour enfants ?: Commencez au moins 2 à 3 semaines à l’avance pour réserver la salle, envoyer les invitations et vérifier les autorisations. Bloquez les inscriptions 7 jours avant afin de finaliser les groupes, l’encadrement et le goûter.
Combien d’accompagnateurs faut-il prévoir pour un après-midi pour enfants ?: Prévoyez au minimum 1 accompagnateur par groupe, puis adaptez le nombre à l’âge des enfants et aux activités prévues. Ajoutez une personne disponible pour les arrivées, les urgences et les changements de programme.
Quand préparer le goûter et les boissons ?: Achetez les produits frais le jour même ou la veille au soir, puis préparez les en-cas quelques heures avant le début. Placez les boissons dans les glacières au moins 3 heures à l’avance pour qu’elles soient bien fraîches.
Comment organiser les activités pendant l’après-midi ?: Prévoyez des créneaux de 30 à 45 minutes et alternez les activités calmes avec les jeux physiques. Gardez une pause d’environ 15 minutes entre deux séquences pour déplacer les groupes et remettre le matériel en place.

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