Checklist pour organiser une séance de carnaval

Une séance de carnaval demande plus qu’une salle décorée et un programme d’animations. Il faut coordonner les artistes, l’animateur, les inscriptions, le catering, les boissons, la technique et l’accueil du public. Cette checklist rassemble les 83 tâches et 60 fournitures à prévoir, de la fixation de la date au contrôle des livraisons. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver la salle
Réserver les artistes et l’animateur
2 personnes
Vérifier les droits musicaux
Établir le budget
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le transport des artistes
Confirmer les prestations de catering
2 personnes
Définir l’assortiment de boissons
2 personnes
Réserver la technique et les microphones
Élaborer le déroulé
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner les règles d'entrée et de caisse
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations sur les artistes
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
Commander des repas adaptés
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier les livraisons
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Partager les consignes avec les bénévoles
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer la technique
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Préparer la loge des artistes
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefing du personnel d'entrée
4 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Présenter le programme
Accompagner les artistes
2 personnes
Gérer la musique
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Vider les poubelles
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Annoncer le dernier élément du programme
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Stocker les boissons restantes
2 personnes
Remettre la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Décoration

Guirlandes de carnavalqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Décoration de table sans confettisqté 12
Drapeaux de carnavalqté 6
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Catering

Bracelets d’entréeqté 120
Billets d’entréeqté 120
Caisse
Cartes de menuqté 20
Tickets boissonqté 500
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Trousse de premiers secours

Conseils

Bloquez la salle et les artistes avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le programme, le transport et les besoins techniques.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez les dernières modifications 7 jours avant la séance afin de commander les repas adaptés à temps.
Prévoyez une personne pour la caisse et une autre pour l’entrée. Écrivez les règles d’accès, les tarifs éventuels et la procédure de contrôle avant le jour J.
Calculez les boissons selon la durée du programme : comptez 2 à 3 consommations par personne durant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire, avec de l’eau disponible en permanence.
Faites un contrôle final 24 heures avant l’ouverture : microphones sans fil, pieds de micro, éléments de podium, tables, chaises, vaisselle, machines à café et livraisons doivent être confirmés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une séance de carnaval ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le catering et la technique.
Quand envoyer les invitations pour une séance de carnaval ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date, dès que la salle et le programme sont suffisamment confirmés. Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les repas et le plan de table.
Combien de boissons prévoir par personne pour un carnaval ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une réserve de 10 % et prévoyez des verres à eau, à vin et à bière selon l’assortiment choisi.
Quand vérifier les livraisons et le matériel ?: Contrôlez les livraisons la veille et refaites un passage complet 2 à 3 heures avant l’accueil. Vérifiez notamment les repas, les boissons, les microphones, les tables, les chaises et la vaisselle.

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