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Karnevalssitzung organisieren: die Checkliste

Eine Karnevalssitzung steht und fällt mit einem klaren Ablauf und rechtzeitig bestätigten Zusagen. Plane zuerst Termin, Programm, Saal und Budget, bevor du Einladungen verschickst. Künstler, Moderator, Musikrechte, Technik und Catering brauchen eigene Fristen; kurzfristige Änderungen bringen sonst den Abend ins Wanken. Diese Checkliste führt dich von der ersten Planung bis zur Kontrolle von Lieferungen, Anmeldungen und Sitzordnung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Saal reservieren

  • Künstler und Moderator buchen

    2 Personen

  • Musikrechte prüfen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transport für Künstler organisieren

  • Catering-Absprachen bestätigen

    2 Personen

  • Getränkesortiment festlegen

    2 Personen

  • Technik und Mikrofone reservieren

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einlass- und Kassenregeln festlegen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Künstlerinformationen versenden

  • Letzte Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Lieferungen überprüfen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Saalboden kontrollieren

    2 Personen

  • Anweisungen an die Freiwilligen weitergeben

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    4 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Technik aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Briefing für das Eingangspersonal

    4 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Programm präsentieren

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Musik bedienen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Tische zwischendurch reinigen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Letzten Programmpunkt ankündigen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Bar schließen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Gemietete Technik zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Getränke lagern

    2 Personen

  • Saal übergeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 12
  • StühleAnz. 120
  • BarunterlagenAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 4
  • BühnenelementeAnz. 4
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 120
  • KuchenplattenAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 80
  • BiergläserAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 20
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • MessbecherAnz. 4
  • ZangenAnz. 8
  • KüchenrollenhalterAnz. 4

Ausstattung

  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • Musikplayer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

  • KarnevalsgirlandenAnz. 20
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 12
  • Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
  • KarnevalsfahnenAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 120

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-SpotsAnz. 4

Catering

  • EinlassbänderAnz. 120
  • EintrittskartenAnz. 120
  • Kassenbox
  • SpeisekartenAnz. 20
  • GetränkegutscheineAnz. 500
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • GummihandschuheAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 4
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • HandtuchspenderAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Tipps

  • Lege den Ablauf spätestens vier Wochen vor der Sitzung fest. Plane dabei Auftrittszeiten, Umbaupausen, Moderation und den Zeitpunkt für Essen und Getränke ein.
  • Buche Künstler, Moderator, Funkmikrofone und Mikrofonständer nicht erst nach dem Versand der Einladungen. Prüfe außerdem frühzeitig die Musikrechte und sende den Beteiligten ihre Informationen gesammelt zu.
  • Schließe Anmeldungen etwa 7 bis 10 Tage vor der Veranstaltung ab. Erfasse dann Ernährungswünsche, bestelle benötigte Diätmahlzeiten und erstelle die Tischordnung mit Namensschildern.
  • Kontrolliere Catering und Getränkesortiment spätestens 3 Tage vorher. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und prüfe, ob Gläser, Teller, Besteck, Kaffeemaschinen und Thermoskannen vorhanden sind.
  • Teile Freiwillige für Einlass, Kasse, Garderobe, Bühne und Getränkeausschank ein. Übergib ihnen am Veranstaltungstag einen kurzen Ablaufplan mit Zuständigkeiten und einer Telefonnummer für Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Karnevalssitzung planen?
Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher, besonders wenn ein Saal, Künstler oder ein Moderator gebucht werden müssen. Technik, Catering und Musikrechte sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollen die Einladungen zur Karnevalssitzung verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor der Sitzung. Setze die Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit Sitzordnung, Diätmahlzeiten und Catering rechtzeitig feststehen.
Wie viele Getränke brauche ich für eine Karnevalssitzung?
Plane für die erste Stunde ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person. Für die weiteren Stunden kalkulierst du je nach Dauer und Publikum meist 1 bis 2 Getränke pro Person und Stunde.
Was muss ich am Tag vor der Karnevalssitzung prüfen?
Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Getränkesortiment, Geschirr, Tischordnung, Namensschilder und gedruckte Programme. Teste außerdem Mikrofone und Technik und stelle sicher, dass alle Freiwilligen ihre Einsatzzeit kennen.

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