Checklist voor een carnavalszitting organiseren
Een carnavalszitting vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en een programma. Leg eerst datum, programma, begroting en zaal vast; regel daarna artiesten, presentator, catering en techniek. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen op één plek en werk toe naar een draaiboek met duidelijke rollen. In de laatste week controleer je onder meer microfoons, tafelschikking, naamkaartjes, programma’s en leveringen. Zo voorkom je dat praktische zaken de optredens en ontvangst verstoren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Zaal reserveren
Artiesten en presentator boeken
2 personen
Muziekrechten controleren
Begroting opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vervoer voor artiesten regelen
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
Drankenassortiment bepalen
2 personen
Techniek en microfoons reserveren
Draaiboek uitwerken
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Entree- en kassaregels vastleggen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
Artiesteninformatie versturen
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetmaaltijden bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Leveringen controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Zaalvloer controleren
2 personen
Instructies vrijwilligers delen
Zaal openen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Techniek opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte klaarmaken
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Briefing entreepersoneel
4 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Programma presenteren
Artiesten begeleiden
2 personen
Muziek bedienen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Afvalbakken legen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Laatste programmaonderdeel aankondigen
Garderobe afronden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Bar sluiten
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
Overgebleven dranken opslaan
2 personen
Zaal opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Barbladenaantal 2
- Garderoberekkenaantal 4
- Podiumdelenaantal 4
- Statafelsaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 120
- Gebaksbordenaantal 120
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 150
- Wijnglazenaantal 80
- Bierglazenaantal 120
- Koffielepelsaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Messenaantal 120
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerbladenaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 8
- Koelboxenaantal 6
- Serveerschalenaantal 20
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Tangenaantal 8
- Keukenrolhoudersaantal 4
Apparatuur
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 3
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Muziekspeler
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
Decoratie
- Carnavalsslingersaantal 20
- Ballonnenaantal 200
- Ballonnenpompaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Confettivrije tafelversieringaantal 12
- Carnavalsvlaggenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 120
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledspotsaantal 4
Catering
- Entreebandjesaantal 120
- Entreeticketsaantal 120
- Kassabak
- Menukaartenaantal 20
- Drankbonnenaantal 500
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 4
- Handdoekdispensersaantal 4
- EHBO-set
Tips
- Plan techniek minimaal 2 weken vooraf: controleer of je voor het podium genoeg draadloze microfoons en microfoonstandaards hebt en spreek een soundchecktijd af.
- Sluit de gastenlijst 7 dagen voor de zitting af. Gebruik het definitieve aantal voor de catering, dieetmaaltijden, tafelschikking, naamkaartjes en het aantal afgedrukte programma’s.
- Zet in het draaiboek per onderdeel één verantwoordelijke en een exact tijdstip. Neem ook vervoer en aankomst van artiesten op; dat wordt vaak pas op de dag zelf geregeld.
- Controleer het dranken- en serviesplan uiterlijk 3 dagen vooraf. Tel naast dinerborden ook gebaksborden, koffie- en waterglazen, bestek, serveerbladen en thermoskannen.
- Doe de laatste zaalronde de dag vóór de zitting: controleer tafels, stoelen, barbladen, garderoberekken, podiumdelen, koffieapparaten en leveringen voordat de vrijwilligers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een carnavalszitting organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, artiesten en presentator. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken voor de zitting en sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf.
- Wanneer moet ik de zaal en artiesten voor een carnavalszitting boeken?
- Reserveer de zaal en leg artiesten en presentator bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Controleer daarna direct de beschikbare techniek, het podium, de garderobe en de afspraken over opbouw en eindtijd.
- Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een carnavalszitting?
- Reserveer minimaal 2 draadloze microfoons als er een presentator en optredende groepen zijn. Plan daarnaast minstens 30 minuten voor een technische test en spreek af wie tijdens het programma verantwoordelijk is voor het wisselen.
- Wanneer moet ik dieetwensen en dieetmaaltijden regelen?
- Vraag dieetwensen uit bij de aanmelding en verwerk de definitieve gegevens uiterlijk 7 dagen vooraf. Bestel de dieetmaaltijden daarna apart en label ze vóór de catering wordt uitgeserveerd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!