Checklist para organizar una sesión de carnaval

Una sesión de carnaval necesita coordinación entre programa, artistas, sala, catering y control de asistentes. Este plan reúne 83 tareas y 60 artículos para que puedas avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta comprobar las entregas. Reserva pronto la sala, los artistas y el equipo técnico; son los elementos que más difícil resulta sustituir a última hora. En los días finales, revisa especialmente las dietas, los micrófonos, la distribución de las mesas y la información del programa.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar la sala
Contratar artistas y presentador
2 personas
Comprobar los derechos de música
Elaborar presupuesto
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Organizar el transporte para los artistas
Confirmar los acuerdos de catering
2 personas
Definir el surtido de bebidas
2 personas
Reservar equipo técnico y micrófonos
Desarrollar el programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Establecer reglas de entrada y caja
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir el programa
Enviar la información de los artistas
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
Pedir comidas para dietas especiales
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar las entregas
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar el suelo del salón
2 personas
Compartir instrucciones con los voluntarios
Abrir la sala
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar el buffet
4 personas
Montar la barra
3 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Montar la técnica
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar la sala de artistas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Reunión informativa para el personal de entrada
4 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Presentar el programa
Acompañar a los artistas
2 personas
Controlar la música
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Limpiar las mesas entre usos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Anunciar el último punto del programa
Terminar el guardarropa
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Refrigerar los sobrantes
2 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver el equipo alquilado
2 personas
Guardar las bebidas sobrantes
2 personas
Entregar la sala
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Bandejas de barcant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 4
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos para postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 80
Copas de cervezacant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 20
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Bandejas de servircant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 4
Pinzascant. 8
Portarrollos de papel de cocinacant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Decoración

Guirnaldas de carnavalcant. 20
Globoscant. 200
Bomba de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Decoración de mesa sin confeticant. 12
Banderas de carnavalcant. 6
Tarjetas de nombrecant. 120

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Focos LEDcant. 4

Catering

Pulseras de accesocant. 120
Entradascant. 120
Caja registradora
Cartas del menúcant. 20
Vales de bebidacant. 500
Compras

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de gomacant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4
Botiquín de primeros auxilios

Consejos

Cierra primero la fecha, el programa y la sala; después confirma artistas, presentador y derechos de música. Deja por escrito horarios de llegada, necesidades técnicas y transporte de cada artista.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Haz un último recuento entre 7 y 10 días antes y pide entonces las comidas especiales.
Calcula las bebidas según la duración y el público: para la primera hora, cuenta aproximadamente 2 o 3 consumiciones por persona y añade opciones sin alcohol. Comprueba que haya vasos de agua, copas, bandejas y espacio de refrigeración.
Reserva los micrófonos inalámbricos, soportes y demás equipo técnico al menos 2 semanas antes. Programa una prueba de sonido antes de abrir las puertas y confirma quién manejará el equipo durante la sesión.
Organiza el montaje con una hora y media de margen como mínimo: coloca mesas, sillas, mesas altas, percheros y escenario antes de recibir al público. Imprime el programa y prepara las tarjetas de nombre el día anterior para no depender de la impresora en el último momento.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión de carnaval?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan artistas, presentador y catering. Reserva la sala y el equipo técnico en las primeras 2 semanas, y cierra las inscripciones y dietas especiales entre 7 y 10 días antes.
¿Cuándo enviar las invitaciones para una sesión de carnaval?: Envíalas aproximadamente 6 semanas antes de la fecha. Fija una fecha límite de inscripción 10 o 14 días antes para poder confirmar comidas, bebidas, mesas y tarjetas de nombre.
¿Cuántos micrófonos hacen falta para una sesión de carnaval?: El número depende de los artistas y del presentador, pero cada persona que intervenga debe tener acceso a un micrófono adecuado. Confirma las necesidades al menos 2 semanas antes y reserva soportes adicionales para los momentos en que no se use un micrófono inalámbrico.
¿Cuándo comprobar las entregas y hacer la compra?: Haz la compra principal entre 2 y 3 días antes, y comprueba las entregas en cuanto lleguen. Revisa de nuevo bebidas, vajilla, café, termos y alimentos el día anterior, cuando todavía puedas resolver faltantes.

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