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Brainstorming-Sitzung organisieren: die komplette Checkliste

Eine gute Brainstorming-Sitzung steht nicht erst am Veranstaltungstag. Zuerst klärst du Teilnehmerzahl, Raum und Ziel, danach Einladungen, Methoden und Technik. In den letzten 24 Stunden zählen vor allem bestätigte Anmeldungen, vorbereitete Materialien und ein getesteter Beamer. Plane außerdem Kaffee, Wasser und Snacks so, dass niemand die erste Arbeitsrunde verlassen muss. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung und den Ablauf.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Raum reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Brainstorming-Fragen ausarbeiten

    2 Personen

  • Arbeitsmethoden vorbereiten

    2 Personen

  • Teilnehmer in Gruppen einteilen

  • Anwesenheit bestätigen

  • Cateringmengen kontrollieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Arbeitsblätter und Badges drucken

  • Präsentation und Fragen vorbereiten

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

  • Snacks vorbereiten

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Brainstorming-Materialien bereitlegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Teilnehmer begrüßen

    2 Personen

  • Programm und Regeln erläutern

  • Erste Brainstorming-Runde moderieren

    3 Personen

  • Ideen je Gruppe sammeln

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pausensnacks servieren

    2 Personen

  • Zweite Brainstorming-Runde moderieren

    3 Personen

  • Ideen clustern

    3 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Abstimmen lassen, was Priorität hat

    2 Personen

  • Ergebnisse präsentieren

  • Folgetermine festlegen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essensreste sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    2 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ergebnisse digital archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 36
  • Empfangstisch
  • Buffet-TischAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 40
  • Wiederverwendbare KaffeetassenAnz. 36
  • Mehrweg-TellerAnz. 40
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 40

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WasserkannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 3

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbarer Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • Präsentationsfernbedienung

Brainstorming-Material

  • FlipchartsAnz. 4
  • StifteAnz. 36
  • Post-itsAnz. 12
  • StimmaufkleberAnz. 180
  • KlemmbretterAnz. 12
  • SchreibstifteAnz. 40

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 40

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • Handfeger und Kehrblech
  • Besen
  • Wischmopp
  • Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke das Programm spätestens 5 bis 7 Tage vorher und frage dabei Ernährungswünsche ab. So kannst du Gruppen, Arbeitsmethoden und Catering anhand der tatsächlichen Anmeldungen planen.
  • Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Präsentationsfernbedienung mindestens 24 Stunden vor Beginn gemeinsam. Ein Ersatzplan mit Flipchart verhindert, dass die Sitzung bei einem Technikproblem stillsteht.
  • Bereite pro Teilnehmer mindestens ein Arbeitsblatt, ein Namensschild und einen Schreibstift vor. Für die Ideenarbeit brauchst du zusätzlich ausreichend Post-its, Stifte und Klemmbretter an jedem Gruppentisch.
  • Stelle Tische und Stühle mindestens 30 Minuten vor dem Empfang auf. Richte Empfangstisch, Namensschilder und Anwesenheitsliste so ein, dass die Begrüßung nicht den Start der ersten Runde verzögert.
  • Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und kontrolliere die Mengen am Vortag. Kaffee- und Teebereich, Wasserkannen, Gläser und Snacks sollten vor Beginn vollständig bereitstehen.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich eine Brainstorming-Sitzung planen?
Beginne idealerweise 2 bis 3 Wochen vorher mit Raum, Teilnehmerliste und Ziel der Sitzung. Verschicke die Einladungen 5 bis 7 Tage vor dem Termin und schließe die Detailvorbereitung spätestens am Vortag ab.
Wie viele Personen sind für eine Brainstorming-Sitzung sinnvoll?
Für eine fokussierte Arbeitsrunde sind 6 bis 12 Personen meist gut handhabbar. Bei mehr als 12 Teilnehmern solltest du Gruppen bilden und pro Gruppe eine eigene Arbeitsfläche mit Flipchart oder Post-its vorbereiten.
Wie viel Material brauche ich pro Teilnehmer?
Plane mindestens ein Arbeitsblatt, ein Namensschild und einen Schreibstift pro Person ein. Für Post-its und Stifte legst du zusätzlich einen gemeinsamen Vorrat je Gruppentisch bereit, damit während der ersten Runde niemand nach Material suchen muss.
Was muss ich am Tag der Brainstorming-Sitzung zuerst erledigen?
Komme mindestens 60 Minuten vor Beginn, um Raum, Technik und Sitzordnung zu prüfen. Die letzten 30 Minuten nutzt du für Empfangstisch, Getränke, Snacks, Namensschilder und die Anwesenheitsbestätigung.

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