Checklist voor een goede brainstormsessie

Een brainstormsessie organiseren vraagt meer dan een ruimte en een stapel post-its. Je moet deelnemers op tijd informeren, de werkvormen voorbereiden en vooraf controleren of presentatie, beamer en geluid werken. Ook de indeling van groepen, catering en ontvangst bepalen hoeveel tijd er tijdens de sessie overblijft voor ideeën. Met deze checklist werk je van deelnemerslijst en programma naar voorbereiding, inrichting en begeleiding op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst samenstellen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma naar deelnemers sturen
Brainstormvragen uitwerken
2 personen
Werkvormen voorbereiden
2 personen
Deelnemers in groepen indelen
Aanwezigheid bevestigen
Cateringhoeveelheden controleren
Boodschappen doen
2 personen
Werkbladen en badges printen
Presentatie en vragen klaarzetten
Apparatuur testen
2 personen
Dranken koud zetten
Koffie- en theepunt inrichten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Brainstormmaterialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Programma en regels toelichten
Eerste brainstormronde begeleiden
3 personen
Ideeën per groep verzamelen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzehapjes serveren
2 personen
Tweede brainstormronde begeleiden
3 personen
Ideeën clusteren
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Prioriteiten laten stemmen
2 personen
Resultaten presenteren
Vervolgafspraken vastleggen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Etensresten veilig opbergen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Resultaten digitaal archiveren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 36
Ontvangsttafel
Buffettafelaantal 2

Servies

Herbruikbare glazenaantal 40
Herbruikbare koffiemokkenaantal 36
Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbaar bestekaantal 40

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Waterkokersaantal 2
Waterkannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 4
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieafstandsbediening

Brainstormmateriaal

Flip-oversaantal 4
Stiftenaantal 36
Post-itsaantal 12
Stemstickersaantal 180
Klembordenaantal 12
Schrijfpennenaantal 40

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blik
Bezem
Dweil
Emmer

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur het programma en de brainstormvragen uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Vraag in dezelfde uitnodiging om dieetwensen en laat deelnemers hun aanwezigheid uiterlijk 2 werkdagen voor de sessie bevestigen.
Plan minimaal 30 minuten voor de start op locatie. Gebruik die tijd om laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en speaker samen te testen; controleer ook of een verlengkabel en stekkerdoos nodig zijn.
Leg per deelnemer een naamkaartje, pen en werkblad klaar en reserveer per groep minstens één flip-over met stiften en een voorraad post-its. Leg stemstickers pas klaar wanneer de prioritering begint, zodat ze niet verdwijnen in het materiaal.
Zet tafels zo neer dat deelnemers direct in hun groepen kunnen werken en houd een aparte ontvangsttafel vrij. Richt het koffie- en theepunt minstens 15 minuten voor binnenkomst in en zet gekoelde dranken pas vlak voor de ontvangst klaar.
Tel catering niet alleen op basis van het aantal aanmeldingen: houd bij hapjes rekening met ongeveer 3 tot 5 stuks per persoon per uur en plan voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per persoon. Controleer de aantallen opnieuw nadat de laatste afmeldingen binnen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel tijd heb je nodig om een brainstormsessie te organiseren?: Begin minimaal 2 weken vooraf met de deelnemerslijst, ruimte en uitnodigingen. Werkvormen, brainstormvragen en groepsindeling regel je uiterlijk 5 werkdagen vooraf; de techniek en zaalopstelling controleer je op de dag zelf 30 minuten voor de start.
Hoeveel post-its heb ik nodig voor een brainstormsessie?: Reken op minimaal 20 post-its per deelnemer voor meerdere rondes en aanvullingen. Voor 20 deelnemers leg je dus minstens 400 post-its klaar, verdeeld over de werktafels.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een brainstormsessie?: Voor hapjes kun je rekenen met 3 tot 5 stuks per persoon per uur. Voor het eerste uur zijn 2 tot 3 drankjes per persoon een bruikbaar uitgangspunt; controleer de bestelling opnieuw zodra de aanmeldingen 2 werkdagen voor de sessie sluiten.
Wanneer moet ik de techniek voor een brainstormsessie testen?: Test laptop, presentatie, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en speaker op de locatie minimaal 30 minuten voor aanvang. Zet de presentatie bovendien de dag ervoor klaar op de laptop en neem een extra kopie mee op een USB-stick.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.