Checklist para organizar una sesión de brainstorming

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de participantes y las inscripciones con varios días de margen. Pide las preferencias dietéticas al registrarse y confirma la asistencia antes de calcular las cantidades del catering.
• Envía el programa y las normas antes de la sesión, incluyendo la duración de cada ronda, la división en grupos y el resultado esperado. Así podrás empezar a la hora prevista, sin explicar toda la estructura desde cero.
• Prepara las preguntas de lluvia de ideas y las dinámicas antes de distribuir a los participantes. Ten listas las pizarras de hojas, los rotuladores, los post-its, las pegatinas para votar y suficientes bolígrafos para cada grupo.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el altavoz y los cables el mismo día o la víspera. Lleva cables alargadores, regletas y un cable HDMI de repuesto si el espacio no dispone de ellos.
• Monta la recepción, las mesas de trabajo y el punto de café y té antes de que llegue el primer participante. Enfría las bebidas, coloca las tarjetas de nombre y deja una papelera junto a la zona de aperitivos para evitar interrupciones durante la primera ronda.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una sesión de brainstorming?

Empieza entre 2 y 3 semanas antes si necesitas reservar un espacio y coordinar a varios grupos. Deja cerrados el programa, las preguntas, el catering y el equipo como mínimo 3 días antes.

¿Cuánto dura una sesión de brainstorming?

Reserva entre 2 y 3 horas para una sesión con bienvenida, explicación de las normas, varias rondas y votación. Añade unos 30 minutos antes para montar la sala y 15 minutos al final para recoger materiales y conclusiones.

¿Qué materiales necesita cada grupo de brainstorming?

Calcula al menos una pizarra de hojas, varios rotuladores, un bloque de post-its, pegatinas para votar, portapapeles y bolígrafos por grupo. Prepara un 10-15 % extra para cubrir pérdidas o materiales que se agoten.

¿Cuándo hay que confirmar el catering de una sesión de brainstorming?

Confirma las cantidades y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes, cuando la asistencia esté prácticamente cerrada. Compra o encarga los alimentos con margen suficiente para enfriar las bebidas y preparar el café y los aperitivos antes de la recepción.

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