Organiser un salon ornithologique, étape par étape

Un salon ornithologique se prépare d’abord comme une exposition, puis comme un lieu d’accueil pour le public et les oiseaux. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis fixez les conditions de participation avant d’ouvrir les inscriptions. La répartition de la salle, l’attribution des tables et le suivi des espèces doivent être réglés avant l’arrivée des exposants. Gardez enfin une semaine pour les impressions, le matériel et les dernières confirmations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer la répartition de la salle
2 personnes
3
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Contacter les associations ornithologiques
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Attribuer les tables aux exposants
2 personnes
10
Enregistrer les espèces d’oiseaux
2 personnes
11
Noter les soins particuliers
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
14
Élaborer la promotion
2 personnes
15
Publier sur les réseaux sociaux
16
Distribuer les affiches
3 personnes
17
Faire la réservation du traiteur
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Prévoir les moyens de paiement pour l’entrée
20
Répartir les bénévoles
2 personnes
21
Envoyer les informations aux participants
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer les étiquettes des cages à oiseaux
2 personnes
24
Imprimer les panneaux de direction
25
Rassembler le matériel
3 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Refroidir les boissons
2 personnes
28
Préparer les en-cas
3 personnes
29
Ouvrir la salle
2 personnes
30
Installer les tables
5 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Vérifier l'éclairage
2 personnes
34
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
35
Installer la table traiteur
3 personnes
36
Aménager le point de soin pour oiseaux
2 personnes
37
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
38
Accueillir les exposants
4 personnes
39
Orienter les exposants vers les tables
3 personnes
40
Placer les cages à oiseaux en toute sécurité
5 personnes
41
Vérifier les informations de la cage
3 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
44
Informer le personnel de restauration
2 personnes
45
Dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

46
Ouvrir les portes
2 personnes
47
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
48
Percevoir les droits d’entrée
2 personnes
49
Informer les visiteurs
2 personnes
50
Vérifier les cages à oiseaux
3 personnes
51
Réapprovisionner les bols d’eau
3 personnes
52
Vérifier les gamelles
3 personnes
53
Servir le service traiteur
3 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
57
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
58
Soutenir les stands de vente
2 personnes
59
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
60
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

61
Laisser les oiseaux s’envoler en toute sécurité
5 personnes
62
Rassembler les objets trouvés
63
Ranger le service traiteur
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
66
Emballez les cages et le matériel
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer la salle
4 personnes
69
Couper l’électricité
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels
2 personnes
72
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
73
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
74
Rappeler pour les objets trouvés
75
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 32
Chaisesqté 48
Bureau d’accueil
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Microphone à main
Mégaphone

Soins aux oiseaux

Cages à oiseauxqté 36
Caisses de transportqté 8
Gamelles d’eauqté 48
Gamellesqté 48
Bouteilles d’eauqté 24
Filets à oiseauxqté 6
Tapis de cageqté 36
Piquets en bois pour s’asseoirqté 48
Bols de réserve pour nourritureqté 12
Couverture de sol en papierqté 8
Caisses de transport pour oiseauxqté 20
Serviettesqté 12

Décoration

Panneaux de directionqté 12
Sets de nappesqté 20
Badges nominatifsqté 60
Affiches d’oiseauxqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d'informationqté 10
Numéros de tableqté 36
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Lampes de chantierqté 4
Pilesqté 24

Cuisine

Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Pains de glaceqté 20
Pinces de serviceqté 8

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Distributeurs de désinfectant pour les mainsqté 6
Poubellesqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Gants de travailqté 12

Administration

Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 8
Formulaires visiteursqté 200
Listes des exposantsqté 20
Caisse

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions seulement après avoir rédigé les conditions de participation. Demandez dès le formulaire les espèces présentées, les soins particuliers et les besoins alimentaires, afin d’éviter les échanges de dernière minute.
Dessinez la salle avant d’attribuer les tables. Prévoyez une zone d’accueil, des circulations dégagées, les cages et caisses de transport, ainsi qu’un accès pratique aux gamelles d’eau et au matériel de soins.
Envoyez aux participants un récapitulatif au moins 7 jours avant le salon. Indiquez l’horaire, la table attribuée, les règles d’installation, l’accès au lieu et les informations concernant les oiseaux déclarés.
Préparez la signalétique et les badges au plus tard 2 jours avant l’ouverture. Les étiquettes des cages, les panneaux de direction et la liste actualisée des exposants sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.
Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que de compter sur une présence générale. Prévoyez au minimum une personne à l’accueil pendant toute l’ouverture et une relève pour les pauses, les paiements et les demandes liées aux oiseaux.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon ornithologique ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les associations, le lieu, les exposants et les supports de promotion demandent souvent plusieurs relances avant d’être confirmés.
Quand ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les conditions de participation sont finalisés, idéalement 6 à 8 semaines avant le salon. Fermez les inscriptions environ 10 jours avant afin de vérifier les tables, les espèces et les besoins particuliers.
Que faut-il prévoir pour les oiseaux exposés ?: Prévoyez une cage adaptée par présentation, des caisses de transport, des gamelles d’eau et de nourriture, des bouteilles d’eau et des tapis de cage. Demandez les soins particuliers au moins 7 jours avant l’événement pour organiser l’espace et les responsables.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Rassemblez le matériel et imprimez la signalétique 2 jours avant. Installez les tables, les chaises, le bureau d’accueil, les moyens de paiement et les zones réservées aux oiseaux le jour précédent ou au moins 3 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.