Checklist pour organiser un salon informatique

Un salon informatique demande plus qu’une salle et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, attribuer les emplacements, prévoir l’alimentation électrique et tester le réseau avant l’ouverture. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’à l’accueil des visiteurs. Elle couvre aussi les oublis fréquents : monnaie, câbles adaptés, besoins alimentaires des vendeurs et matériel de test réellement fonctionnel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Réserver le lieu
Créer le plan du marché
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Confirmer les vendeurs
Attribuer les numéros de table
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en énergie
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les accords avec les fournisseurs
Déterminer le mode de paiement de l’entrée
2 personnes
Commander de la monnaie en espèces
Imprimer la liste des vendeurs
Impression de la signalétique
Publier les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel et les équipements
2 personnes
Vérifier le matériel de test
2 personnes
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer des snacks longue conservation
Préparer l'espace café et thé
Planifier le transport vers le lieu
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements des vendeurs
2 personnes
Installer des points d’alimentation
3 personnes
Installer les postes de test
3 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les poubelles
Accueil des vendeurs
3 personnes
Guider les vendeurs vers les tables
2 personnes
Raccorder les produits aux stations de test
2 personnes
Préparer le café et le thé
Tenir le comptoir d'accueil
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
Encadrer les postes de test
2 personnes
Assurer le service traiteur
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner le café et le thé
Vérifier les tables et les allées
2 personnes
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Informer les vendeurs de la fermeture
Fermer le comptoir d’entrée
2 personnes
Faire le check-out des vendeurs
2 personnes
Éteindre les stations de test
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les câbles électriques
2 personnes
Emballer les restes du catering
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Sécuriser les objets trouvés
Recharger le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Nettoyer les matériaux réutilisables
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Bureau d’accueil
Tabourets de barqté 4
Table plianteqté 2

Équipement

Ordinateurs portables pour les postes de testqté 3
Écransqté 3
Claviersqté 3
Sourisqté 3
Switch réseau
Routeur wifi
Imprimante d'étiquettes
Caisse
Terminal de paiement
Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Câbles HDMIqté 6
Câbles DisplayPortqté 4
Câbles USBqté 10
Câbles Ethernetqté 8
Rallonges à enrouleurqté 3
Clés USBqté 6
Protections pour multiprisesqté 6
Chargeurs de batterieqté 6
Multimètresqté 2
Jeux de tournevisqté 3
Bouteilles d’air compriméqté 6
Testeur de câbles informatiques
Scanners portatifsqté 2
Lampes de bureauqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 80

Cuisine

Thermosqté 4
Plateauxqté 4
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Numéros de tableqté 24
Panneaux pour les exposantsqté 24
Supports de prixqté 80
Banderole de marché
Dévidoirs de ruban adhésifqté 4
Marquages de câblesqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampes de chantierqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez les horaires avant de publier l’inscription des exposants : prévoyez notamment le temps d’installation des stands et le rangement après la fermeture au public.
Demandez les besoins électriques et réseau de chaque vendeur au moment de l’inscription. Faites un plan des prises, multiprises, rallonges et câbles Ethernet avant le jour J.
Testez chaque poste informatique au moins la veille : ordinateur portable, écran, clavier, souris, câbles et connexion réseau. Un contrôle de 10 minutes par poste évite de découvrir un adaptateur manquant à l’ouverture.
Préparez l’accueil séparément des stands : caisse, terminal de paiement, monnaie, liste imprimée des vendeurs et signalétique doivent être regroupés au même endroit avant l’arrivée du public.
Confirmez les vendeurs quelques jours avant le salon et attribuez les numéros de table à l’avance. Envoyez ensuite le plan, les horaires d’installation et les informations pratiques dans un seul message.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon informatique ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, recruter les exposants et publier l’annonce. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les vendeurs, imprimer la signalétique et vérifier le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon informatique ?: Confirmez les inscriptions environ 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez encore le temps d’attribuer les tables, de recueillir les besoins alimentaires et électriques et d’ajuster le plan du marché.
Quel matériel tester avant un salon informatique ?: Testez chaque ordinateur portable avec son écran, son clavier, sa souris et les câbles disponibles. Vérifiez aussi le switch réseau, le routeur Wi-Fi, les prises, les rallonges et les moyens de paiement au plus tard la veille.
Combien de monnaie prévoir pour l’entrée ?: Préparez la monnaie en fonction du nombre de visiteurs attendus et du prix d’entrée, avec plusieurs coupures et pièces. Faites le comptage de la caisse le jour précédent, puis contrôlez-la à l’ouverture et à la fermeture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.