Organiser un salon du whisky : la checklist complète

Un salon du whisky se prépare plusieurs semaines à l’avance, car les exposants, les masterclasses et le matériel de dégustation doivent être coordonnés au même moment. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis verrouille les fournisseurs et le programme. La billetterie, les invitations et les besoins alimentaires viennent ensuite. Cette checklist couvre les 80 tâches et les 59 équipements nécessaires, des premiers contacts jusqu’à la mise au frais des boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs de whisky
2 personnes
Confirmer les distilleries participantes
2 personnes
Collecter les coordonnées des exposants
Préparer le plan du stand
2 personnes
Commander des verres de dégustation
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Réserver les intervenants pour les masterclasses
Élaborer le programme de la masterclass
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver les groupes froids
Tester le système de paiement
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Consigner le contact de premiers secours
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le stock de whisky
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Polir les verres de dégustation
3 personnes
Trier les bracelets et les jetons
2 personnes
Imprimer les programmes et les plans
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Installer les panneaux de stand
2 personnes
Installer les tables à whisky
6 personnes
Préparer les verres de dégustation et l’eau
3 personnes
Installer des crachoirs et des poubelles
2 personnes
Installer la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Aménager la salle de masterclass
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la signalétique
2 personnes
Tester le son pour la masterclass
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Briefer les exposants
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Tenir les stands de whisky
8 personnes
Servir le whisky
8 personnes
Servir de l’eau et des boissons sans alcool
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Collecter les verres usagés
2 personnes
Laver les verres
2 personnes
Animer la masterclass
2 personnes
Réinstaller la salle de masterclass
2 personnes
Animer la deuxième masterclass
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Fermer le stock de whisky
2 personnes

Suivi

Faire démonter les stands
6 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Vider les frigos
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Contrôler la caution et le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Rassembler les factures des fournisseurs
Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Jupes de tableqté 18
Tabourets de barqté 20
Bureau d’accueil
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres Glencairnqté 150
Verres à eauqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Pincesqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Caisse
Terminaux de paiementqté 2
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8

Cuisine

Crachoirsqté 24
Carafes d'eauqté 20
Conteneurs à glaceqté 6
Cuillères à glaceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Bacs isothermesqté 8
Thermosqté 4

Décoration

Panneaux de standqté 24
Cartes de menuqté 20
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Bannières en tissuqté 6
Badges nominatifsqté 40
Numéros de tableqté 24
Panneaux en ardoiseqté 12

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 12
Guirlandes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Braceletsqté 150
Jetons de dégustationqté 1200
Plateaux de serviceqté 12
Filtres à caféqté 100
Filtres à théqté 100
Piques à cocktailqté 300
Serviettes en papierqté 500
Courses

Conseils

Confirme les distilleries participantes avant de finaliser le plan des stands : chaque exposant doit connaître son emplacement, ses horaires d’installation et les coordonnées du responsable sur place.
Prévois les verres Glencairn, les verres à eau et les crachoirs avant l’ouverture de la billetterie. Pour une dégustation confortable, vérifie aussi le nombre de carafes d’eau et de conteneurs à glace disponibles.
Programme les masterclasses dès que les intervenants sont réservés. Fixe une durée précise pour chaque session et traite les inscriptions séparément de l’entrée générale afin d’éviter les files d’attente.
Teste la caisse et les terminaux de paiement au moins 48 heures avant l’événement, avec les rallonges et multiprises réellement utilisées sur place. Garde une solution de paiement de secours si la connexion devient instable.
Réserve le catering et les groupes froids avant les derniers achats. Recueille les besoins alimentaires au moment de l’inscription et mets les boissons au frais suffisamment tôt pour ne pas dépendre des réfrigérateurs le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du whisky ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines pour confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les distilleries et les intervenants. Commence plus tôt si plusieurs masterclasses ou de nombreux exposants sont prévus.
Quand ouvrir la billetterie d’un salon du whisky ?: Ouvre-la dès que la date, le lieu, les tarifs et les premières informations du programme sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de verres prévoir pour un salon du whisky ?: Prévois au moins un verre Glencairn par participant et ajoute une marge de 10 à 15 % pour les remplacements et la casse. Ajoute également un verre à eau par personne, ainsi que des crachoirs facilement accessibles sur chaque zone de dégustation.
Quand tester le système de paiement et la sonorisation ?: Effectue un premier test 48 heures avant l’ouverture, puis un contrôle sur place avant l’arrivée du public. Vérifie chaque terminal, la caisse, les microphones, le système de sonorisation, les rallonges et les multiprises.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.