Checklist para organizar una feria del whisky

Una feria del whisky requiere coordinar expositores, degustaciones, masterclasses y atención al público sin dejar cabos sueltos. Empieza por fijar la fecha, el lugar, los permisos y el seguro; después confirma las destilerías y dibuja la distribución de los puestos. La venta de entradas, los vasos de degustación, el agua y los recipientes para escupir suelen retrasarse si no se encargan pronto. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Contactar a proveedores de whisky
2 personas
Confirmar las destilerías participantes
2 personas
Recopilar datos de los expositores
Hacer el plano de puestos
2 personas
Encargar vasos de degustación
Fijar precios de entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Asignar a los ponentes para las masterclasses
Crear el programa de la masterclass
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar refrigeradores
Probar el sistema de pago
2 personas
Enviar carta a los expositores
Asignar voluntarios
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Hacer la compra
3 personas
Comprobar el stock de whisky
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Pulear los vasos de degustación
3 personas
Clasificar las pulseras y los tokens
2 personas
Imprimir programas y mapas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Colocar carteles de stand
2 personas
Montar las mesas de whisky
6 personas
Preparar vasos de prueba y agua
3 personas
Colocar escupideras y papeleras
2 personas
Preparar la caja y el datáfono
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar la sala de la masterclass
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Colgar señalización
2 personas
Probar el sonido para la masterclass
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Dar briefing a los expositores
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas y las pulseras
3 personas
Repartir vasos de cata
2 personas
Atender los puestos de whisky
8 personas
Servir whisky
8 personas
Servir agua y refrescos
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Recoger los vasos usados
2 personas
Lavar los vasos
2 personas
Coordinar la masterclass
2 personas
Volver a preparar la sala de masterclass
2 personas
Coordinar la segunda masterclass
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar el stock de whisky
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
6 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Vaciar las neveras
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Comprobar la fianza y el equipo
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Recoger facturas de proveedores
Enviar correo a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Faldones para mesascant. 18
Taburetes de barcant. 20
Mostrador de entrada
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasos Glencairncant. 150
Vasos para aguacant. 120
Platoscant. 120
Tenedorescant. 120
Pinzascant. 12
Cucharones de servircant. 12
Tazas de cafécant. 60
Vasos de técant. 60

Equipo

Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Caja registradora
Datáfonoscant. 2
Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 8

Cocina

Bacines para escupircant. 24
Jarras de aguacant. 20
Contenedores para hielocant. 6
Cucharillas para heladocant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Contenedores isotérmicoscant. 8
Termoscant. 4

Decoración

Carteles de standcant. 24
Cartas del menúcant. 20
Folletos del programacant. 150
Planoscant. 120
Carteles direccionalescant. 12
Banners de telacant. 6
Tarjetas de nombrecant. 40
Números de mesacant. 24
Pizarrascant. 12

Iluminación

Luces decorativascant. 12
Guirnaldas de luces LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 24
Cubetas para lavarcant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Pulserascant. 150
Monedas de degustacióncant. 1200
Bandejas de serviciocant. 12
Filtros de cafécant. 100
Filtros de técant. 100
Pinchos de cóctelcant. 300
Servilletas de papelcant. 500
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de anunciar la feria. Reserva también las neveras y el equipo técnico con varias semanas de margen, porque son elementos difíciles de sustituir a última hora.
Confirma las destilerías y recopila los datos de cada expositor antes de preparar el plano de puestos. Deja pasillos despejados y coloca las mesas de degustación cerca de puntos de agua y recipientes para escupir.
Abre la venta de entradas cuando estén definidos los precios, el programa y las masterclasses. Comprueba el sistema de pago con antelación y prepara una alternativa por si falla un datáfono o la caja registradora.
Calcula los vasos Glencairn, los vasos de agua y el hielo según el aforo previsto, y añade una reserva para roturas y reposición. El agua debe estar disponible durante toda la degustación, no solo en la zona del catering.
Asigna voluntarios a la entrada, los puestos, las masterclasses y la atención de primeros auxilios. Envía la carta a los expositores con horarios, plano, montaje, datos de contacto y cualquier preferencia dietética registrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria del whisky?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar destilerías, tramitar permisos, contratar el seguro, encargar los vasos y abrir la venta de entradas sin trabajar con prisas.
¿Cuántos vasos de degustación necesito para una feria del whisky?: Calcula al menos un vaso Glencairn por asistente y añade entre un 10 % y un 15 % de reserva. Así cubres roturas, vasos que se pierden y cambios durante las sesiones de cata.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria del whisky?: Monta las mesas, el mostrador de entrada y la señalización; prueba sonido, micrófonos, datáfonos y cables; y enfría las bebidas. Deja listos el agua, el hielo, los recipientes para escupir y el material de las masterclasses antes de abrir.
¿Cuánto whisky se calcula por persona en una degustación?: Como referencia, calcula entre 15 y 20 ml por muestra y entre 5 y 8 muestras por persona, según el programa. Para una feria con varias degustaciones, confirma el stock con cada expositor y ofrece agua y recipientes para escupir en cada zona.

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