Whisky-Messe organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Whisky-Messe steht und fällt mit guter Vorbereitung: Aussteller, Verkostungsgläser, Masterclasses, Tickets und Kühlung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Ort, Genehmigungen und Versicherung, bevor du Lieferanten und Destillerien verbindlich anfragst. Danach folgen Standaufteilung, Programm, Ticketverkauf und Helferplanung. Am Veranstaltungstag zählen klare Abläufe, getestete Zahlungssysteme, ausreichend Wasser und ein kontrollierter Whiskyvorrat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Whisky-Lieferanten kontaktieren
2 Personen
Teilnehmende Destillerien bestätigen
2 Personen
Standbetreiberdaten erfassen
Standaufteilung erstellen
2 Personen
Probiergläser bestellen
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
Ticketverkauf öffnen
Einladungen verschicken
2 Personen
Veranstaltung online veröffentlichen
Referenten für Masterclasses festlegen
Masterclass-Programm erstellen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Kühlschränke reservieren
Zahlungssystem testen
2 Personen
Brief an Aussteller senden
Freiwillige einteilen
2 Personen
Erste-Hilfe-Kontakt festhalten
Einkaufen gehen
3 Personen
Whiskyvorrat kontrollieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Probiergläser polieren
3 Personen
Armbänder und Tokens sortieren
2 Personen
Programme und Lagepläne drucken
Location öffnen
2 Personen
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Aussteller empfangen
2 Personen
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
Whisky-Tische einrichten
6 Personen
Probiergläser und Wasser bereitstellen
3 Personen
Spuckbehälter und Mülleimer aufstellen
2 Personen
Kasse und Kartenlesegerät einrichten
2 Personen
Eingangstresen aufbauen
2 Personen
Masterclass-Raum einrichten
3 Personen
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Toiletten kontrollieren
Beschilderung anbringen
2 Personen
Ton für die Masterclass testen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Briefing für das Empfangsteam geben
3 Personen
Standaussteller briefen
2 Personen

Event

Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Tickets und Armbänder kontrollieren
3 Personen
Probiergläser ausgeben
2 Personen
Whiskystände besetzen
8 Personen
Whisky ausschenken
8 Personen
Wasser und Softdrinks servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Benutzte Gläser einsammeln
2 Personen
Gläser spülen
2 Personen
Masterclass betreuen
2 Personen
Masterclass-Raum neu vorbereiten
2 Personen
Die zweite Masterclass betreuen
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Whiskybestand abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
6 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Kühlschränke leeren
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Pfand und Ausrüstung prüfen
2 Personen
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Lieferantenrechnungen sammeln
Besucher-E-Mail versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StehtischeAnz. 10
StühleAnz. 80
TischröckeAnz. 18
BarhockerAnz. 20
Eingangsbereich
BuffetischeAnz. 3

Geschirr

Glencairn-GläserAnz. 150
WassergläserAnz. 120
TellerAnz. 120
GabelnAnz. 120
ZangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KaffeetassenAnz. 60
TeegläserAnz. 60

Ausstattung

KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Kasse
KartenlesegeräteAnz. 2
Beschallungsanlage
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

SpuckeimerAnz. 24
WasserkaraffenAnz. 20
EisbehälterAnz. 6
EislöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 20
KühlwannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 24
SpeisekartenAnz. 20
ProgrammhefteAnz. 150
PläneAnz. 120
WegweiserAnz. 12
StoffbannerAnz. 6
NamensschilderAnz. 40
TischnummernAnz. 24
KreidetafelnAnz. 12

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 12
LED-LichterkettenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
PutzlappenAnz. 24
SpülwannenAnz. 3
HandseifenspenderAnz. 6

Catering

ArmbänderAnz. 150
VerkostungsmünzenAnz. 1200
ServiertablettsAnz. 12
KaffeefilterAnz. 100
TeefilterAnz. 100
CocktailspießeAnz. 300
PapierserviettenAnz. 500
Einkäufe

Tipps

Bestätige Destillerien und Standbetreiber nicht nur mündlich, sondern erfasse ihre Daten in einer gemeinsamen Übersicht. So kannst du die Standaufteilung erstellen und den Ausstellern rechtzeitig einen vollständigen Brief schicken.
Bestelle die Probiergläser frühzeitig und plane Glencairn-Gläser, Wassergläser und Spuckeimer gemeinsam. Prüfe die Lieferung spätestens 7 Tage vor der Messe auf Stückzahl und Bruch.
Lege das Masterclass-Programm fest, bevor du den Ticketverkauf öffnest. Für jede Veranstaltung sollten Referent, Raum, Beginn, Dauer und maximale Teilnehmerzahl feststehen; Anmeldungen und Ernährungswünsche gehören in eine eigene Liste.
Teste Kasse und Kartenlesegeräte mindestens 3 Tage vorher mit einer echten Zahlung. Halte zusätzlich Bargeld, Verlängerungskabel und eine erreichbare Ansprechperson für technische Probleme bereit.
Kühle Getränke und benötigte Flaschen nicht erst am Einlass-Tag. Kontrolliere den Whiskyvorrat am Vorabend, stelle Wasser und Eis bereit und teile Freiwillige für Einlass, Ausschank, Masterclasses und Erste Hilfe ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich eine Whisky-Messe organisieren?: Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Ort, Genehmigungen, Versicherung und den ersten Lieferantenkontakten. Ticketverkauf und öffentliche Ankündigung sollten idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin starten.
Wie viele Whiskygläser brauche ich für eine Whisky-Messe?: Plane mindestens ein Probierglas pro gleichzeitig erwarteter Besucherin bzw. gleichzeitig erwartetem Besucher und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 200 gleichzeitig anwesenden Gästen sind das rund 220 Gläser.
Was muss ich für Masterclasses einer Whisky-Messe vorbereiten?: Lege Referenten, Programm, Raum, Beginn, Dauer und Teilnehmerzahl spätestens 6 Wochen vor der Messe fest. Öffne die Anmeldungen mit dem Ticketverkauf und erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vorher.
Wann sollte ich Kühlschränke und Catering für eine Whisky-Messe reservieren?: Reserviere Kühlschränke und Catering möglichst 6 bis 8 Wochen vor dem Termin, besonders bei begrenzter Verfügbarkeit. Bestätige Mengen, Lieferzeit und Ernährungsanforderungen spätestens 7 Tage vorher.

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