Whiskybeurs organiseren: checklist en planning
Een whiskybeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen flessen en proefglazen regelen. Je legt eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast en werkt daarna de deelnemers, standindeling en ticketverkoop uit. Plan masterclasses, catering, koeling en betaalmogelijkheden ruim vóór de opening. Op de beursdag draait alles om een duidelijke opbouw, voldoende water en spuugbakken, een geteste kassa en een korte briefing voor standhouders en vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Whiskyleveranciers benaderen
2 personen
Deelnemende distilleerderijen bevestigen
2 personen
Standhoudersgegevens verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Proefglazen bestellen
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
Ticketverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Sprekers voor masterclasses vastleggen
Masterclassprogramma maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Koelingen reserveren
Betaalsysteem testen
2 personen
Standhoudersbrief versturen
Vrijwilligers indelen
2 personen
EHBO-contact vastleggen
Boodschappen doen
3 personen
Whiskyvoorraad controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Proefglazen poleren
3 personen
Polsbandjes en tokens sorteren
2 personen
Programma's en plattegronden printen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Standbordjes plaatsen
2 personen
Whiskytafels inrichten
6 personen
Proefglazen en water klaarzetten
3 personen
Spuugbakken en afvalbakken plaatsen
2 personen
Kassa en pinapparaat inrichten
2 personen
Entreebalie opbouwen
2 personen
Masterclassruimte inrichten
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Toiletten controleren
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Geluid voor masterclass testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing standhouders geven
2 personen
Event
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets en polsbandjes controleren
3 personen
Proefglazen uitgeven
2 personen
Whiskystands bemannen
8 personen
Whisky schenken
8 personen
Water en frisdrank serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikte glazen inzamelen
2 personen
Glazen afwassen
2 personen
Masterclass begeleiden
2 personen
Masterclassruimte opnieuw klaarzetten
2 personen
Tweede masterclass begeleiden
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Whiskyvoorraad afsluiten
2 personen
Nazorg
Standhouders laten afbouwen
6 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Koelingen leegmaken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Borg en apparatuur controleren
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Leveranciersfacturen verzamelen
Bezoekersmail versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Statafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Tafelrokkenaantal 18
- Barkrukkenaantal 20
- Entreebalie
- Buffettafelsaantal 3
Servies
- Glencairnglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 120
- Bordenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Tangenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Koffiekopjesaantal 60
- Theeglazenaantal 60
Apparatuur
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Kassa
- Pinapparatenaantal 2
- Geluidsinstallatie
- Microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 8
Keuken
- Spuugbakkenaantal 24
- Waterkaraffenaantal 20
- IJscontainersaantal 6
- IJslepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koksmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Koelbakkenaantal 8
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Standbordjesaantal 24
- Menukaartenaantal 20
- Programmafoldersaantal 150
- Plattegrondenaantal 120
- Pijlbordenaantal 12
- Stoffen bannersaantal 6
- Naamkaartjesaantal 40
- Tafelnummersaantal 24
- Krijtbordenaantal 12
Verlichting
- Sfeerlampenaantal 12
- Ledlichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 24
- Afwasteilenaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 6
Catering
- Polsbandjesaantal 150
- Proefmuntenaantal 1200
- Serveerbladenaantal 12
- Koffiefiltersaantal 100
- Theefiltersaantal 100
- Cocktailprikkersaantal 300
- Papieren servettenaantal 500
- Boodschappen
Tips
- Benader whiskyleveranciers en distilleerderijen vroeg en leg standhoudersgegevens uiterlijk enkele weken voor de beurs vast. Daarmee kun je de standindeling, communicatie en benodigde tafels tijdig afronden.
- Bestel proefglazen op basis van het verwachte bezoekersaantal plus een reserve van ongeveer 10 procent. Voorzie daarnaast per proefpunt waterkaraffen, waterglazen en spuugbakken, zodat bezoekers verantwoord kunnen proeven.
- Open de ticketverkoop pas nadat entreeprijzen, masterclasscapaciteit en het programma zijn vastgesteld. Houd aanmeldingen en dieetwensen apart bij en stuur de standhoudersbrief uiterlijk één week vooraf.
- Test kassa en pinapparaten vóór de opbouw en controleer op locatie alle verlengkabels en stekkerdozen. Leg voor de entreebalie een eenvoudige werkwijze klaar voor ticketcontrole, betalingen en vragen.
- Zet dranken en whisky niet pas vlak voor de opening klaar: controleer de voorraad eerder en zet gekoelde dranken op tijd koud. Plan vóór ontvangst van bezoekers een briefing over EHBO, vrijwilligersposten en het masterclassprogramma.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een whiskybeurs organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen, verzekering en leveranciers. Plan de ticketverkoop en publicatie bij voorkeur 8 tot 10 weken voor de beurs, zodat bezoekers tijd hebben om te reserveren.
- Hoeveel proefglazen heb ik nodig voor een whiskybeurs?
- Reken minimaal één Glencairnglas per gelijktijdige bezoeker of per proefronde, afhankelijk van je concept. Bestel daar ongeveer 10 procent reserve bovenop voor breuk, extra deelnemers en vervanging tijdens de beurs.
- Wanneer moet de masterclassplanning klaar zijn?
- Leg sprekers en onderwerpen uiterlijk 8 weken vooraf vast en publiceer het programma zodra tijden en capaciteit definitief zijn. Sluit aanmeldingen enkele dagen voor de beurs of eerder wanneer een sessie vol zit.
- Hoeveel koeling heb ik nodig op een whiskybeurs?
- Maak uiterlijk 4 weken vooraf een inventaris van gekoelde dranken, catering en ijs en reserveer daarvoor voldoende koelkasten of koelboxen. Controleer de capaciteit opnieuw bij het bestellen en zet dranken op de beursdag enkele uren voor opening koud.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!